Checklist para organizar el Día de los Mayores

Organizar el Día de los Mayores requiere coordinar invitados, transporte, comida y un programa cómodo para todos. Empieza confirmando la fecha y el lugar, y deja cerradas las inscripciones y las necesidades de transporte con antelación. Después prepara el programa, el bingo o quiz y el material técnico. En los últimos días céntrate en las compras, las bebidas, las mesas, los nombres y la decoración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recabar las necesidades de transporte
Registrar los acuerdos de transporte
2 personas
Crear el programa y los horarios
2 personas
Preparar el programa musical
Registrar actividades
2 personas
Preparar bingo y quiz
2 personas
Comprobar el material de juego
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir programas
Preparar la decoración
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las mesas de bingo y quiz
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de paso seguras
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir café y té
3 personas
Dar la bienvenida
Guiar la actividad musical
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar el bingo
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir café y postre
3 personas
Dirigir el quiz
2 personas
Coordinar la música y el baile
2 personas
Guiar a los invitados hacia el transporte
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Inventariar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Taburetescant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cubiertoscant. 70
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Bandejas de servircant. 10
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Mantelescant. 8
Servilletas de telacant. 70
Globoscant. 60
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Portatarjetas de nombrecant. 60

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Gafas de lecturacant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Jarras medidorascant. 2
Cucharonescant. 8
bandejascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Actividades

Cartones de bingocant. 60
Bombo de bingo
Fichas de bingocant. 1000
Hojas del quizcant. 60
Bolígrafoscant. 70
Premios para el bingocant. 20
Premios para el quizcant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 10 días antes para poder confirmar el catering, imprimir la lista de participantes y preparar las tarjetas con nombres. Aprovecha ese momento para registrar las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte.
Prepara el programa y los horarios con bloques de 30 a 60 minutos. Incluye pausas suficientes para café, té y conversación, y deja una persona responsable de presentar cada actividad.
Comprueba el transporte una semana antes y vuelve a confirmar los acuerdos 48 horas antes. Una lista con nombre, punto de recogida y hora evita que una persona mayor quede esperando sin información.
Haz una prueba del sonido el día anterior: altavoces, micrófonos, reproductor, cables y regletas. Lleva también el programa musical y el material del bingo o quiz en un lugar accesible.
Reserva las últimas 3 horas antes de recibir al grupo para montar mesas y sillas, preparar el buffet, enfriar las bebidas, colocar los nombres y terminar la decoración. No dejes para ese momento la impresión de programas ni la comprobación de la compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día de los Mayores?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, invitaciones y transporte. Deja cerradas las inscripciones, el catering y las necesidades dietéticas al menos 10 días antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para el Día de los Mayores?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Fija una fecha de respuesta unos 10 días antes para conocer el número final de participantes y sus preferencias.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior comprueba el material de juego y el equipo de sonido, imprime la lista de participantes y los programas, y deja lista la decoración. Enfría las bebidas cuando sea posible y revisa la compra completa.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el evento?: Calcula al menos 3 horas para colocar mesas y sillas, montar las mesas de buffet, preparar café y té, organizar los aperitivos, poner las tarjetas con nombres y colgar la decoración. Añade 30 minutos para una revisión final.

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