Journée de vente : la checklist d’organisation

Une journée de vente réussie se prépare dans un ordre précis : annoncer la date, construire l’offre, confirmer les stocks, puis organiser l’accueil et l’encaissement. Cette checklist vous aide à répartir les 46 tâches du plan et à vérifier le matériel avant l’ouverture. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme la monnaie, les besoins alimentaires, les rallonges et les tests de paiement. Le jour même, gardez du temps pour installer les tables, étiqueter les articles et briefer l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Composer l’offre de vente
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des tables et des chaises
Commander le catering
Vérifier les moyens de paiement
Afficher la promotion
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Étiqueter les stocks de vente
3 personnes
Récupérer la monnaie de caisse
Faire les courses
2 personnes
Préparer le stock de vente
3 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le mobilier de présentation
3 personnes
Installer le point de caisse
2 personnes
Tester le matériel de paiement
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Faire le briefing de l'équipe de vente

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Donner des conseils de vente
4 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Emballer les achats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les tables de vente
2 personnes
Vider les déchets au fur et à mesure
Régler les derniers achats
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Compter le stock de vente
2 personnes
Emballer les stocks de vente
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le catering restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables de présentationqté 6
Table de caisse
Armoires de rangementqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Supports d’affichageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroir-caisse
Ordinateur portable
Imprimante d'étiquettes
Lecteur de codes-barres
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Microphone à main
Enceinte portable

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pincesqté 6
Louchesqté 4
Thermosqté 4
Service de boissons fraîchesqté 4

Décoration

Fanions de fêteqté 6
Nappesqté 10
Flèches de signalisationqté 12
Porte-affichesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date, le programme et les invitations au moins 2 à 3 semaines à l’avance. Fixez une date limite d’inscription afin de connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires avant de commander le catering.
Finalisez l’offre de vente avant de vérifier le stock. Pour chaque article, préparez une étiquette de prix lisible et étiquetez les stocks avant l’installation : cela évite de chercher les tarifs pendant les ventes.
Testez les terminaux de paiement, l’ordinateur, l’imprimante d’étiquettes et le lecteur de codes-barres au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi une caisse avec la monnaie nécessaire et vérifiez l’accès aux prises, multiprises et rallonges.
Installez les tables de présentation, les portants et le point de caisse avant d’apporter tout le stock de vente. Laissez un passage dégagé entre les zones de vente, de paiement et de restauration pour éviter les files qui se croisent.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et préparez le point café, les en-cas et le service de boissons fraîches. Faites le briefing de l’équipe 30 minutes avant l’ouverture, avec les rôles, les prix et la procédure en cas de problème de paiement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de vente ?: Commencez idéalement 3 semaines avant la date prévue. Réservez dès la première semaine les tables, les chaises et le catering, puis gardez les 2 à 3 derniers jours pour le stock, les étiquettes et les tests techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée de vente ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les meubles de présentation, le point de caisse et l’affichage. Ajoutez 30 minutes pour tester les paiements, mettre les boissons au frais et faire le briefing de l’équipe.
Quand commander le catering pour une journée de vente ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis. Confirmez les quantités 48 heures avant si le prestataire l’autorise.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée de vente ?: La veille, vérifiez les stocks, les prix, la monnaie de caisse, les moyens de paiement et tout le matériel électrique. Préparez également les étiquettes, le stock de vente et les boissons afin de ne pas commencer ces tâches le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.