Organiser une Journée de la Durabilité sans rien oublier

Une Journée de la Durabilité réunit souvent des ateliers, une activité en plein air, des présentations et un repas partagé. Pour que la journée reste fluide, il faut coordonner les inscriptions, les bénévoles, le matériel et les flux de déchets bien avant l’ouverture. Cette checklist de 84 tâches et 78 fournitures suit l’ordre de préparation, des premières décisions au rangement. Elle vous aide aussi à repérer les points régulièrement oubliés : prises électriques, besoins alimentaires, météo et vaisselle réutilisable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Réserver les activités et ateliers
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Définir les flux de déchets
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Inventorier les fournitures
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Prévoir des glacières et des thermos
Prévoir les poubelles et la signalétique
Vérifier les prises électriques et les rallonges
2 personnes
Rassembler les présentations et les questions du quiz
2 personnes
Définir le parcours pour l’activité en plein air
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les produits frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les salades et les dips
3 personnes
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
Créer des badges et des porte-noms
2 personnes
Imprimer le programme et les plans d’itinéraire
Réunir le matériel par atelier
3 personnes
Charger les téléphones et les batteries externes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands d'information
3 personnes
Installer les tables d'atelier
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les points de tri des déchets
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Assurer l’ouverture
2 personnes
Présenter la durabilité
2 personnes
Animer l’atelier de compostage
2 personnes
Animer l’atelier de réutilisation
2 personnes
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Nettoyer les tables de pause
2 personnes
Encadrer l’activité en extérieur
3 personnes
Animer le débat
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Animer le quiz
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Effectuer le premier tour des déchets
2 personnes
Désinstaller le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Distribuer les restes
2 personnes
Évacuer les déchets et le recyclage
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 4
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Tables d'atelierqté 5
Tabouretsqté 12
Nappesqté 12
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 130
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Bacs à vaisselleqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chevaletsqté 3
Feuilles de paperboardqté 3
Marqueursqté 30
Ordinateurs portables pour les ateliersqté 4
Chronomètresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 16
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaire réutilisableqté 4

Décoration

Guirlandes réutilisablesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 120
Décoration de tableqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Flèches directionnellesqté 12
Supportsqté 10
Post-itqté 10
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3

Matériel de sport

Gants de travailqté 20
Pinces à déchetsqté 10
Seauxqté 8
Genouillèresqté 10
Pots de fleursqté 30
Pelles de jardinqté 12
Arrosoirqté 4
Bacs à compostqté 3
Tapis de bricolageqté 6
Tabliersqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 5
Pinces à déchetsqté 6
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de réserver les ateliers : prévoyez ensuite un délai d’au moins 3 semaines pour les invitations et les inscriptions. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, plutôt que quelques jours avant l’événement.
Attribuez les bénévoles par créneau et par zone, notamment pour l’accueil, les ateliers, le buffet et le tri des déchets. Gardez au moins une personne disponible pendant les 30 premières minutes pour gérer les arrivées et les changements de dernière minute.
Vérifiez chaque atelier avec son animateur une semaine avant : matériel, prises électriques, rallonges, présentation et supports du quiz. Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur et les microphones avant l’arrivée du public, pas pendant l’installation.
Calculez le catering à partir du nombre d’inscrits confirmé, puis contrôlez les produits frais le jour même. Lavez les fruits et légumes, préparez les salades et les dips, et prévoyez des glacières ou des thermos lorsque le service s’étale sur plusieurs heures.
Préparez le parcours de l’activité extérieure et consultez la météo 48 heures avant. Prévoyez une solution de repli, une signalétique visible et des poubelles placées près du buffet, des ateliers et de la sortie.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une Journée de la Durabilité ?: Commencez la préparation au moins 6 à 8 semaines avant la date. Réservez rapidement le lieu, les ateliers et le mobilier, puis consacrez les 2 dernières semaines aux inscriptions, au matériel, au catering et à la répartition des bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une Journée de la Durabilité ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec le programme, l’horaire, le lieu et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la journée afin de calculer les repas et d’imprimer la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par atelier en fonctionnement simultané, 1 pour le buffet et 1 pour les déchets et le rangement. Ajoutez une personne volante si plus de 50 participants sont attendus ou si plusieurs activités ont lieu en parallèle.
Quand vérifier la météo pour l’activité en plein air ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant le départ. À ce moment-là, confirmez le parcours, informez les participants d’un éventuel changement et activez la solution de repli si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.