Dag van de Duurzaamheid organiseren: checklist
Een Dag van de Duurzaamheid vraagt om meer dan een programma en wat versiering. Je regelt workshops, aanmeldingen, vrijwilligers, catering en duidelijke afvalstromen in een vaste volgorde. Plan ook de techniek, herbruikbare materialen en een alternatief voor buitenactiviteiten bij slecht weer. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot de laatste boodschappen en voorbereiding op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Activiteiten en workshops boeken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Workshopmaterialen controleren
2 personen
Afvalstromen bepalen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Koelboxen en thermoskannen regelen
Afvalbakken en bewegwijzering regelen
Stroompunten en verlengkabels controleren
2 personen
Presentaties en quizvragen verzamelen
2 personen
Route voor buitenactiviteit bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten controleren
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Salades en dips voorbereiden
3 personen
Hapjes portioneren
2 personen
Naamkaartjes en badges maken
2 personen
Programma en routekaarten printen
Materialen per workshop bundelen
3 personen
Telefoons en powerbanks opladen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Infostands inrichten
3 personen
Workshoptafels inrichten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalscheidingspunten opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
Opening verzorgen
2 personen
Duurzaamheidspresentatie geven
2 personen
Workshop composteren begeleiden
2 personen
Workshop hergebruik begeleiden
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Pauzetafels schoonmaken
2 personen
Buitenactiviteit begeleiden
3 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Servies inzamelen
3 personen
Quiz begeleiden
2 personen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eerste afvalronde uitvoeren
2 personen
Buffet afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelproducten controleren
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval en recycling afvoeren
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Statafelsaantal 4
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Workshoptafelsaantal 5
- Krukkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Partytentenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 130
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Afwasteiltjesaantal 3
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Flip-oversaantal 3
- Flip-overvellenaantal 3
- Stiftenaantal 30
- Laptops voor workshopsaantal 4
- Stopwatchesaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 4
- Koelelementenaantal 16
- Voedselbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Herbruikbare vershoudfolieaantal 4
Decoratie
- Herbruikbare vlaggenlijnenaantal 8
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Tafeldecoratieaantal 12
- Informatiebordenaantal 10
- Wegwijspijlenaantal 12
- Standaardsaantal 10
- Post-itsaantal 10
- Klembordenaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 3
Sportmateriaal
- Werkhandschoenenaantal 20
- Afvalgrijpersaantal 10
- Emmersaantal 8
- Kniebeschermersaantal 10
- Plantpottenaantal 30
- Tuinscheppenaantal 12
- Gieteraantal 4
- Compostbakkenaantal 3
- Knutselmattenaantal 6
- Schortenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalscheidingsbakkenaantal 5
- Afvalgrijpersaantal 6
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en zaalindeling vroeg vast, zodat je workshops, tafels, stoelen en techniek op elkaar kunt afstemmen. Reserveer voor iedere workshop een eigen tafel en controleer vooraf hoeveel stroompunten beschikbaar zijn.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en bereken de catering daarna per onderdeel. Zet brood, beleg, salades, dips, groenten en fruit pas op de dag zelf klaar; bewaar gekoelde producten in koelboxen.
- Wijs vrijwilligers per taak én tijdsblok toe. Laat minstens één persoon de registratietafel bemannen vanaf 30 minuten voor aanvang en wijs een tweede persoon aan voor afvalstromen en het bijvullen van water, koffie en thee.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons en luidsprekers minimaal één dag vooraf. Leg verlengkabels, powerbanks en een reservepresentatie klaar; techniek die pas bij de opening wordt getest, kost vaak deelnemers tijd.
- Werk de route voor een buitenactiviteit uiterlijk 48 uur vooraf uit en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, bewegwijzering en een binnenalternatief klaar als regen of wind het programma kan verstoren.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet ik een Dag van de Duurzaamheid organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Boek workshops en reserveer meubilair zodra de onderdelen vaststaan; verstuur uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de dag.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Dag van de Duurzaamheid?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per gelijktijdige workshop, plus 2 personen voor registratie en 1 coördinator. Bij vier workshops tegelijk kom je daarmee uit op minstens 7 mensen, exclusief catering en techniek.
- Wanneer moet ik de catering voor Dag van de Duurzaamheid regelen?
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bereken daarna de hoeveelheden. Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal versproducten bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?
- Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, registratietafel, bewegwijzering, buffet en techniek. Test beeld en geluid uiterlijk 30 minuten vóór de ontvangst van deelnemers nog één keer.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!