Checklist para organizar un Día de la Sostenibilidad

Un Día de la Sostenibilidad combina talleres, actividades al aire libre, charlas y comida, así que los detalles logísticos se acumulan rápido. Esta checklist reúne el orden de trabajo para fijar el programa, gestionar inscripciones, preparar materiales y coordinar al equipo. También te ayuda a cerrar a tiempo los residuos, la comida, el sonido y los puntos de corriente. Úsala desde las primeras semanas y vuelve a ella durante el montaje y el cierre.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Reservar actividades y talleres
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar los materiales del taller
2 personas
Determinar los flujos de residuos
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Inventariar los suministros
2 personas
Reservar mesas y sillas
Gestionar las neveras y los termos
Gestionar los cubos de basura y la señalización
Comprobar los puntos de corriente y los alargadores
2 personas
Recopilar presentaciones y preguntas del quiz
2 personas
Definir la ruta para la actividad al aire libre
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
Preparar ensaladas y salsas
3 personas
Porcionar aperitivos
2 personas
Hacer tarjetas identificativas y acreditaciones
2 personas
Imprimir el programa y los mapas de ruta
Agrupar los materiales por taller
3 personas
Cargar teléfonos y powerbanks
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos de información
3 personas
Preparar las mesas del taller
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Instalar puntos de separación de residuos
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Encargarse de la inauguración
2 personas
Dar una presentación sobre sostenibilidad
2 personas
Dirigir taller de compostaje
2 personas
Coordinar el taller de reutilización
2 personas
Acompañar la actividad infantil
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Limpiar las mesas del descanso
2 personas
Guiar actividad al aire libre
3 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Dirigir el quiz
2 personas
Entregar premios
2 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Realizar la primera ronda de basura
2 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales del taller
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
Repartir la comida sobrante
2 personas
Gestionar residuos y reciclaje
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 4
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Mesas de tallercant. 5
Taburetescant. 12
Mantelescant. 12
Carpas de fiestacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 130
Cubiertos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 6
Cubetas para lavarcant. 3

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Pizarras de hojascant. 3
Hojas de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 30
Portátiles para tallerescant. 4
Cronómetroscant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparente reutilizablecant. 4

Decoración

Guirnaldas reutilizablescant. 8
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Decoración de mesacant. 12
Paneles informativoscant. 10
Flechas de señalizacióncant. 12
Soportescant. 10
Post-itscant. 10
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 3

Material deportivo

Guantes de trabajocant. 20
Pinzas para residuoscant. 10
Cuboscant. 8
Rodillerascant. 10
Macetascant. 30
Pala de jardíncant. 12
Regaderacant. 4
Contenedores de compostcant. 3
Tapetes de manualidadescant. 6
Delantalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 5
Pinzas para residuoscant. 6
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución de la sala antes de enviar invitaciones. Reserva con antelación los talleres, las mesas de trabajo y cualquier carpa necesaria para la actividad exterior.
Abre las inscripciones con un formulario que incluya preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Imprime la lista de participantes el día anterior y prepara una mesa de registro claramente visible.
Define los flujos de residuos antes de comprar comida: indica dónde van los envases, los restos orgánicos y los materiales reutilizables. Coloca los cubos y la señalización antes de que empiece el catering.
Comprueba los materiales de cada taller y prueba el proyector, los altavoces, los micrófonos y los alargadores al menos 24 horas antes. Lleva baterías externas y confirma qué puntos de corriente estarán disponibles.
Calcula el catering según las inscripciones y revisa los productos frescos el mismo día. Lava frutas y verduras, prepara ensaladas y salsas, y organiza neveras y termos para que las bebidas se mantengan disponibles durante toda la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un Día de la Sostenibilidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá talleres, actividades exteriores y catering. Reserva durante la primera quincena las actividades, el mobiliario y los equipos que dependan de terceros.
¿Cuándo enviar las invitaciones para el Día de la Sostenibilidad?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija el cierre de inscripciones aproximadamente 7 días antes. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, calcular cantidades y asignar voluntarios.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Revisa durante las 24 horas previas los materiales de los talleres, la ruta exterior, el pronóstico, los equipos audiovisuales y los puntos de corriente. También deja preparada la señalización de residuos y la lista de participantes.
¿Cómo calcular la comida para un Día de la Sostenibilidad?: Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade entre un 5 % y un 10 % para imprevistos, ajustando las cantidades a la duración del programa. Separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas y mantén los productos frescos refrigerados hasta el servicio.

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