Checklist pour organiser une journée de formation

Une journée de formation réussie se prépare dans le bon ordre : réserver la salle et le catering, ouvrir les inscriptions, puis finaliser le contenu et le matériel. Cette checklist couvre les 44 tâches du plan, de l’envoi des invitations à l’installation de la salle. Elle vous aide aussi à vérifier les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les câbles, les badges et les supports imprimés. Utilisez-la pour suivre l’avancement jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle d’entraînement
Réserver le catering
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la présence
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer les exercices d’entraînement
2 personnes
Imprimer les handouts
Créer des badges nominatifs
Établir le plan de salle
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Emballer le matériel d’entraînement
2 personnes

Événement

Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la signalétique
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Animer les sessions d’entraînement
3 personnes
Mettre en place les encas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les activités
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la session du soir
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Refroidir et étiqueter les restes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Multipriseqté 4
Rallonge électriqueqté 4
Chargeursqté 3

Matériel de formation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Documents à distribuerqté 36
Badges nominatifsqté 36
Matériel d’entraînementqté 36
Post-itqté 6
Marqueursqté 12
Ruban de papierqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettesqté 40
Fourchettesqté 40
Couteauxqté 40
Cuillèresqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et fixez une date limite claire. Prévoyez ensuite quelques jours pour traiter les réponses, confirmer les présences et recueillir les besoins alimentaires.
Finalisez le programme avant de préparer les présentations et les exercices. Imprimez les documents à distribuer et les badges nominatifs après la clôture des inscriptions, afin d’éviter les noms manquants ou incorrects.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro et l’enceinte avant le jour J. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les multiprises, les rallonges et les chargeurs : ce sont les accessoires les plus faciles à oublier.
Préparez le plan de salle en fonction des exercices et installez les tables, chaises et supports de formation avant l’arrivée du groupe. Gardez une table séparée pour l’inscription, les badges et les documents d’accueil.
Arrivez assez tôt pour ouvrir et vérifier la salle, brancher le matériel et installer la signalétique. Préparez le café, le thé et le buffet du déjeuner avant l’accueil, avec les tasses, verres, assiettes et fourchettes déjà disponibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de formation ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la formation. Laissez au moins 7 jours entre la date limite d’inscription et la journée de formation pour traiter les réponses, confirmer les présences et préparer les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle de formation ?: Prévoyez au minimum 90 minutes sur place avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, la table d’inscription, la signalétique, le matériel de présentation et les supports de travail.
Quand finaliser le programme et les supports de formation ?: Finalisez le programme environ 7 jours avant la formation. Terminez les présentations, les exercices et les documents à distribuer au plus tard 3 jours avant, afin de garder du temps pour les imprimer et tester le matériel.
Comment gérer les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Laissez le formulaire ouvert pendant 1 à 2 semaines et demandez les besoins alimentaires directement lors de l’inscription. Relancez les inscrits 3 à 5 jours avant l’événement pour confirmer leur présence et mettre à jour le catering.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.