Checklist para organizar un día de entrenamiento sin olvidos
Organizar un día de entrenamiento requiere coordinar participantes, contenidos, sala, equipos y comida en un orden concreto. Empieza reservando la sala y el catering, y abre después las inscripciones para conocer la asistencia y las preferencias dietéticas. Durante la última semana, confirma el programa, prepara las presentaciones y revisa todos los materiales. El día anterior conviene probar el proyector, el portátil y el sonido; el mismo día, abre el espacio con tiempo para montar mesas, registro y materiales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar sala de formación
Reservar el catering
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la asistencia
Definir el programa final
2 personas
Preparar presentaciones
2 personas
Preparar los ejercicios de entrenamiento
2 personas
Imprimir handouts
Hacer tarjetas con nombres
Crear la distribución de asientos
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Empacar los materiales de entrenamiento
2 personas
Evento
Abrir y revisar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar señalización
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Preparar los materiales de trabajo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Dirigir sesiones de entrenamiento
3 personas
Poner los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar actividades
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la sesión de la tarde
3 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Enfriar y etiquetar los restos
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Regletacant. 4
- Cable alargadorcant. 4
- Cargadorescant. 3
Material de formación
- Pizarra de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Folletoscant. 36
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Materiales de prácticacant. 36
- Notas adhesivascant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta de papelcant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasos para aguacant. 40
- Platoscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cuchilloscant. 40
- Cucharascant. 40
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobas de manocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de asistentes entre 5 y 7 días antes: así puedes confirmar el catering, recoger las preferencias dietéticas y preparar las tarjetas con nombres sin improvisar.
- Prueba el equipo de presentación al menos 24 horas antes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, la regleta, el alargador y el clic de presentación.
- Prepara una carpeta por participante con el bloc de notas, bolígrafo, folletos y materiales de práctica. Imprime los handouts con 2 o 3 copias extra para cubrir cambios de última hora.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para abrir la sala, colocar mesas y sillas, montar la mesa de registro y colgar la señalización. Deja también preparados la pizarra, el rotafolio y los rotuladores.
- Calcula el servicio de café y té antes de que lleguen los asistentes, y monta el bufé de almuerzo con tazas, vasos, platos y tenedores. Revisa que los cargadores y los materiales de entrenamiento estén juntos antes de empezar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de entrenamiento?
- Reserva la sala y el catering con al menos 3 o 4 semanas de antelación. Abre las inscripciones entre 2 y 3 semanas antes y cierra la asistencia definitiva aproximadamente 5 días antes.
- ¿Cuándo debo confirmar la asistencia al entrenamiento?
- Envía la confirmación final entre 5 y 7 días antes del evento. En ese momento también puedes cerrar las preferencias dietéticas, ajustar el catering y preparar la distribución de asientos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala de formación?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes de la hora de inicio. Ese margen permite colocar mesas y sillas, montar el registro, conectar el equipo, preparar el café y corregir cualquier problema técnico.
- ¿Qué hay que comprobar del equipo de presentación?
- Como mínimo, prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el altavoz, el micrófono inalámbrico, el clic, el cable HDMI y la alimentación eléctrica. Haz la prueba 24 horas antes y repítela al abrir la sala.
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