Journée de formation : la checklist pour tout préparer
Une journée de formation réussie repose sur une préparation répartie dans le bon ordre. Réservez d’abord la salle et confirmez le coach, puis verrouillez le programme, les inscriptions et les besoins alimentaires. Dans les derniers jours, vérifiez la technique, imprimez les supports et préparez le matériel d’entraînement. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, tester la présentation, refroidir les boissons et accueillir les participants sans précipitation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle d’entraînement
Confirmer le coach
Définir le programme et les objectifs d’apprentissage
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Commander le catering
Tester la technique et les supports de présentation
2 personnes
Imprimer le matériel de formation
Préparer les feuilles de travail et les stylos
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l’écran de présentation
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Réceptionner et contrôler le catering
2 personnes
Installer la table d’accueil
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Animer la session de formation
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Reprendre la séance d'entraînement
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
Animer la session du soir
2 personnes
Animer la session de questions de clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
Rassembler le matériel de formation
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Refroidir le catering restant
Retourner les matériels
Renvoyer les informations aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 32
- Nappesqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Clicker de présentation sans fil
- Enceinte Bluetooth
- Tableau blanc
- Paperboard
- Chevalet de conférence
Papeterie
- Blocs-notesqté 32
- Stylos à billeqté 40
- Marqueursqté 12
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
- Post-itqté 10
- Badges nominatifsqté 35
Catering
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Courses
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à boireqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
Cuisine
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Épongesqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Balai et pelle
Conseils
- Bloquez la salle et le coach avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions, les objectifs d’apprentissage et les contraintes alimentaires.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le clicker au moins 24 heures avant la formation. Prévoyez aussi une rallonge et une multiprise, car les prises disponibles sont rarement au bon endroit.
- Préparez les supports imprimés en fonction du nombre d’inscrits, avec quelques exemplaires supplémentaires. Comptez au minimum un bloc-notes et un stylo par participant, puis regroupez les feuilles de travail avant l’accueil.
- Installez le point café et thé avant l’arrivée du groupe, avec les tasses, les verres, les thermos et les boissons déjà refroidies. Pour une pause, prévoyez généralement 1 à 2 boissons par personne, en adaptant selon la durée de la journée.
- Gardez 30 à 45 minutes avant le début pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, brancher l’écran et préparer la table d’accueil. Utilisez ce créneau pour contrôler la livraison du catering et afficher les badges nominatifs.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée de formation ?
- Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer le coach, envoyer les invitations et traiter les inscriptions sans devoir régler les détails dans l’urgence.
- Quand confirmer le nombre de participants au catering ?
- Demandez les réponses et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la formation. Confirmez ensuite la quantité au traiteur 3 à 5 jours avant, puis contrôlez la livraison dès sa réception.
- Quel matériel tester avant une journée de formation ?
- Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le clicker et les enceintes au moins 24 heures à l’avance. Faites aussi un essai avec les fichiers de présentation réellement utilisés pendant la session.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants pour aérer, installer les tables et les chaises, préparer le matériel et le point café. Ajoutez 15 minutes si le mobilier ou la technique doit être déplacé depuis une autre pièce.
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