LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Trainingsdag organiseren: checklist en planning

Een trainingsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een trainer en een ruimte. Je legt eerst het programma en de leerdoelen vast, verwerkt aanmeldingen en dieetwensen en regelt daarna catering, materiaal en techniek. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een werkende presentatieopstelling en een goed ingerichte trainingsruimte. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Trainingsruimte reserveren

  • Trainer bevestigen

  • Programma en leerdoelen vastleggen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst bijwerken

  • Catering bestellen

  • Techniek en presentatiemiddelen testen

    2 personen

  • Trainingsmateriaal afdrukken

  • Werkbladen en pennen klaarleggen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

  • Ruimte ventileren

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Stoelen plaatsen

    2 personen

  • Presentatiescherm aansluiten

  • Trainingsmateriaal klaarleggen

    2 personen

  • Koffie- en theepunt inrichten

    2 personen

  • Catering ontvangen en controleren

    2 personen

  • Ontvangsttafel klaarzetten

Event

  • Deelnemers ontvangen

    2 personen

  • Aanwezigheid registreren

  • Welkomstkoffie serveren

    2 personen

  • Trainingssessie begeleiden

    2 personen

  • Koffiepauze verzorgen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

  • Trainingssessie hervatten

    2 personen

  • Dinerbuffet opbouwen

    3 personen

  • Diner serveren

    3 personen

  • Dinerbuffet aanvullen

    2 personen

  • Avondsessie begeleiden

    2 personen

  • Afsluitende vragenronde verzorgen

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

Nazorg

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

  • Trainingsmateriaal verzamelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen terugplaatsen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    2 personen

  • Overgebleven catering koelen

  • Materialen retourneren

  • Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 32
  • Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

  • Laptop
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Draadloze present clicker
  • Bluetoothspeaker
  • Witteboard
  • Flip-over
  • Flip-overstandaard

Stationery

  • Notitieblokkenaantal 32
  • Balpennenaantal 40
  • Markeerstiftenaantal 12
  • Whiteboardstiftenaantal 6
  • Plakbriefjesaantal 10
  • Naamkaartjesaantal 35

Catering

  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 2
  • Boodschappen

Servies

  • Koffiekopjesaantal 36
  • Drinkglazenaantal 40
  • Bordenaantal 40
  • Besteksetsaantal 40

Keuken

  • Opscheplepelsaantal 6
  • Snijplankenaantal 2
  • Keukenmessenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

  • Afwasbakkenaantal 2
  • Sponzenaantal 6
  • Schoonmaakdoekenaantal 8
  • Bezem en blik

Tips

  • Plan de techniekstest uiterlijk één werkdag vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen samen; een losse kabel of ontbrekende adapter blokkeert anders de start.
  • Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de trainingsdag. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, aanwezigheid, werkbladen en het doorgeven van dieetwensen aan de catering.
  • Zet de ruimte minimaal 60 minuten voor ontvangst klaar. Plaats tafels en stoelen, ventileer, sluit het presentatiescherm aan en leg notitieblokken, pennen en trainingsmateriaal per deelnemer klaar.
  • Koel dranken minstens 2 uur vooraf en richt het koffie- en theepunt in voordat deelnemers binnenkomen. Zet thermoskannen, kopjes, glazen en waterkokers op één vaste plek, zodat de ontvangst niet door de eerste oefening heen loopt.
  • Reserveer na de geplande sessies minimaal 30 minuten voor opruimen en controle. Tel materialen, controleer of catering compleet is geleverd en neem gebruikte flip-overvellen of werkbladen mee voor de opvolging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trainingsdag organiseren?
Leg de trainingsruimte, trainer, programma en leerdoelen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen vervolgens uiterlijk 3 weken voor de trainingsdag, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de catering voor een trainingsdag bestellen?
Bestel de catering minimaal 7 dagen vooraf en geef de definitieve deelnemersaantallen en dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf door. Controleer de levering op de dag zelf bij ontvangst.
Hoe vroeg moet ik de trainingsruimte klaarzetten?
Begin minimaal 60 minuten voor de ontvangst met de opbouw. Reken extra tijd als je een beamer, flip-over, koffiepunt en meerdere tafels moet plaatsen of als de techniek nog getest moet worden.
Hoeveel stoelen en trainingsmateriaal heb ik nodig?
Zet één stoel en één werkplek per aangemelde deelnemer klaar en voeg hooguit 2 reserveplaatsen toe. Leg per deelnemer minimaal één notitieblok, één pen en het benodigde trainingsmateriaal klaar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!