Checklist pour organiser une journée d’adoption des chiots

Une journée d’adoption réussie repose sur une organisation précise, surtout quand plusieurs refuges, bénévoles et chiots sont présents au même endroit. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : confirmer le lieu, préparer les dossiers de santé, gérer les inscriptions et planifier les entretiens. Prévoyez aussi les enclos, le transport, les kits d’adoption et un espace calme pour les échanges. Les derniers contrôles doivent être terminés avant l’arrivée des premiers visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et l’accès
Confirmer la collaboration avec les refuges
2 personnes
Définir les conditions d'adoption
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les entretiens d’adoption
2 personnes
Vérifier les profils des chiots
2 personnes
Rassembler les documents de santé
2 personnes
Créer un plan de disponibilité du vétérinaire
Réserver les tentes et les tables
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
Composer les kits d’adoption
3 personnes
Concevoir des panneaux d’information
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
Mettre à jour la liste des visiteurs
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les contrats d’adoption
Envoyer le briefing des bénévoles
Confirmer le transport des chiots
2 personnes
Préparer les enclos pour chiots
3 personnes
Emballer les kits d'adoption
3 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Vérifier le stock et les documents
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Tracer le plan du site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Balisage des courses de chiots
3 personnes
Installer le bureau d’enregistrement
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer les accessoires pour chiots
3 personnes
Préparer les documents d’adoption
2 personnes
Faire arriver les chiots en toute sécurité
4 personnes
Habituer les chiots
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Expliquer les conditions d’adoption
2 personnes
Accompagner les chiots lors de la rencontre
5 personnes
Conduire les entretiens d’adoption
4 personnes
Vérifier les chiots et les enclos
2 personnes
Vérifier les bacs d'eau
2 personnes
Nourrir les chiots
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Signer les contrats d’adoption
3 personnes
Distribuer les kits d'adoption
2 personnes
Accorder un moment de repos aux chiots
3 personnes
Éliminer les déchets et les petits accidents
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner les adoptants sur le départ
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Ramener ou remettre les chiots
4 personnes
Archiver les documents d’adoption
2 personnes
Relancer les adoptants par téléphone
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer les enclos des chiots
3 personnes
Ranger le lieu
5 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Paravent de logeqté 2
Bacs de rangementqté 10
Couverturesqté 12
Parcours pour chiotsqté 6
Cage pour chienqté 8
Caisse de transportqté 6
Tapis lavables pour chiotsqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur
Microphone
Tabletteqté 2
Terminal de paiement
Imprimante
Plastifieuse
Thermomètreqté 2

Cuisine

Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 12
Pelles à nourritureqté 4
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12
Distributeurs de serviettesqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 8
Porte-nomsqté 40
Drapeaux d’adoptionqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Pulvérisateurs désinfectantsqté 4
Trousse de premiers secours pour animauxqté 2

Fournitures pour animaux

Colliers pour chiotsqté 20
Laisse pour chiotsqté 20
Étiquettes d’identificationqté 30
Jouets pour chiotsqté 25
Brosses pour chiotsqté 6
Tapis d’entraînement pour chiotsqté 150
Serviettes pour chiensqté 20
Brosses pour chiensqté 6
Barrières de sécuritéqté 6
Gourdes portablesqté 8

Papeterie

Formulaires d'adoptionqté 120
Contrats d’adoptionqté 60
Profils des chiotsqté 60
Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 6
Presse-papiersqté 15
Classeurs A4qté 12

Catering

Courses

Conseils

Confirmez l’accès au lieu au moins 3 semaines avant l’événement : horaires d’ouverture, stationnement, livraison du matériel et emplacement des tentes doivent être clairs pour toute l’équipe.
Ne regroupez pas les entretiens d’adoption sans vérifier les profils des chiots. Prévoyez un créneau distinct par famille et gardez une marge de 10 à 15 minutes entre deux rendez-vous.
Préparez les dossiers de santé et les contrats d’adoption en deux exemplaires par chiot. Classez-les dans un ordre identique à la liste des visiteurs pour réduire les recherches sur place.
Organisez le transport des chiots avec une heure d’arrivée définie et un responsable nommé. Les caisses, couvertures, tapis lavables, gamelles et bacs à eau doivent être installés avant leur déchargement.
Envoyez le briefing des bénévoles 48 heures avant la journée. Indiquez les horaires, les rôles, le plan des enclos, le point d’inscription, les contacts d’urgence et la personne responsable du vétérinaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’adoption des chiots ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les refuges, traiter les inscriptions, réunir les documents de santé et réserver les tentes, tables et équipements.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’adoption ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Demandez dès l’inscription les coordonnées, les besoins alimentaires et les disponibilités pour un entretien.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée d’adoption ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 personne pour 2 à 3 enclos et 1 responsable des entretiens. Ajoutez une personne dédiée au transport et une autre pour les pauses et les imprévus.
Que faut-il préparer la veille d’une journée d’adoption des chiots ?: La veille, emballez les kits d’adoption, imprimez les contrats et badges, préparez les enclos et vérifiez les câbles, l’éclairage, le haut-parleur et le terminal de paiement. Gardez les documents et la liste des visiteurs dans un dossier facilement accessible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.