Checklist para una jornada de adopción de cachorros

Una jornada de adopción de cachorros necesita más que un espacio y varios animales. Hay que coordinar refugios, documentación sanitaria, entrevistas, transporte y turnos de voluntariado para que cada adopción sea segura y ordenada. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde la confirmación del lugar hasta el montaje de los espacios para los cachorros. Úsala para avanzar por fases y evitar que los contratos, las rutas o la atención veterinaria se preparen demasiado tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar el lugar y el acceso
Confirmar la colaboración con los refugios
2 personas
Establecer las condiciones de adopción
2 personas
Redactar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar entrevistas de adopción
2 personas
Revisar los perfiles de los cachorros
2 personas
Recopilar los documentos sanitarios
2 personas
Preparar el plan de disponibilidad del veterinario
Reservar carpas y mesas
Distribuir los turnos de voluntarios
2 personas
Preparar paquetes de adopción
3 personas
Diseñar los paneles informativos
Enviar información de ruta y aparcamiento
Actualizar la lista de visitantes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir contratos de adopción
Enviar la información para voluntarios
Confirmar el transporte de los cachorros
2 personas
Preparar los espacios para los cachorros
3 personas
Empacar los paquetes de adopción
3 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Comprobar el inventario y los documentos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Marcar el plano
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Cerrar los corrales de cachorros
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Preparar los artículos para cachorros
3 personas
Dejar listos los documentos de adopción
2 personas
Hacer que los cachorros lleguen seguros
4 personas
Acostumbrar a los cachorros
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Explicar las condiciones de adopción
2 personas
Acompañar a los cachorros en la presentación
5 personas
Realizar entrevistas de adopción
4 personas
Controlar los cachorros y los recintos
2 personas
Comprobar los bebederos
2 personas
Alimentar a los cachorros
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Firmar contratos de adopción
3 personas
Repartir los paquetes de adopción
2 personas
Dar un momento de descanso a los cachorros
3 personas
Retirar residuos y accidentes
2 personas
Comprobar los baños
Acompañar a los adoptantes que se marchan
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Devolver o entregar los cachorros
4 personas
Archivar los documentos de adopción
2 personas
Hacer seguimiento telefónico a los adoptantes
2 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar los espacios para cachorros
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 40
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 4
Biombo para vestuariocant. 2
Cajas de almacenamientocant. 10
Mantelescant. 12
Carreras de cachorroscant. 6
Jaula para perroscant. 8
Jaula de transportecant. 6
Mantas lavables para cachorroscant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Hervidor de aguacant. 2
Cafeteracant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoz
Micrófono
Tabletacant. 2
Máquina de sellado
Impresora
Laminadora
Termómetrocant. 2

Cocina

Bandejas de aguacant. 12
Cuencos para comidacant. 12
Palas para piensocant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 16

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Dispensadores de servilletascant. 4

Decoración

Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 8
Portatarjetas de nombrecant. 40
Banderas de adopcióncant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 3
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 6
Pulverizadores desinfectantescant. 4
Kit de primeros auxilios para animalescant. 2

Artículos para mascotas

Collares para cachorroscant. 20
Correas para cachorroscant. 20
Etiquetas de identificacióncant. 30
Juguetes para cachorroscant. 25
Cepillos para cachorroscant. 6
Tapetes de entrenamiento para cachorroscant. 150
Toallas para perroscant. 20
Cepillos para perroscant. 6
Barreras de seguridadcant. 6
Botellas de agua portátilescant. 8

Artículos de papel

Formularios de adopcióncant. 120
Contratos de adopcióncant. 60
Perfiles de cachorroscant. 60
Formularios de inscripcióncant. 120
Bolígrafoscant. 40
Cinta adhesivacant. 6
Portapapelescant. 15
Carpetas A4cant. 12

Catering

Compras

Consejos

Confirma el lugar, el acceso y el aparcamiento con al menos 2 semanas de antelación. Envía la ruta a las personas inscritas y comprueba que haya espacio para carpas, mesas y zonas separadas para los cachorros.
Cierra la colaboración con los refugios antes de publicar el evento. Pide los perfiles y documentos sanitarios de cada cachorro con varios días de margen para preparar los paneles informativos y responder preguntas concretas.
Programa las entrevistas de adopción antes del día del evento y asigna una duración aproximada de 20 a 30 minutos por familia. Así podrás calcular cuántos voluntarios hacen falta y evitar esperas largas en la mesa de registro.
Prepara los contratos y los paquetes de adopción con al menos 24 horas de antelación. Comprueba que la impresora, la tableta y la máquina de sellado funcionan, y guarda copias adicionales por si se estropea algún documento.
Define los turnos de voluntarios en bloques de 2 a 3 horas e incluye siempre una persona responsable de los espacios, el agua y la temperatura de los cachorros. Prepara mantas lavables, jaulas adecuadas y un plan de disponibilidad veterinaria antes de recibir a los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una jornada de adopción de cachorros?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Durante las dos últimas semanas conviene cerrar el lugar, los refugios, las inscripciones, los voluntarios, el transporte y la documentación.
¿Cuánto dura una entrevista de adopción?: Reserva entre 20 y 30 minutos por familia, según las condiciones de adopción y el número de cachorros disponibles. Si esperas muchas visitas, programa las entrevistas por franjas horarias para reducir las colas.
¿Cuándo hay que preparar los contratos de adopción?: Imprime y revisa los contratos al menos 24 horas antes del evento. Lleva varias copias adicionales y comprueba el mismo día que la impresora y la tableta funcionan correctamente.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una adopción de cachorros?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario para el registro, 1 por cada zona de cachorros y 1 persona para coordinar entrevistas y documentación por cada 10 a 15 familias previstas. Organiza turnos de 2 a 3 horas para mantener la atención y el cuidado de los animales.

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