Organiser une journée d’adoption de chiots, étape par étape

Une journée d’adoption de chiots demande plus qu’un lieu et quelques enclos. Il faut coordonner les refuges, vérifier chaque dossier, organiser les entretiens et prévoir un parcours calme pour les animaux. Commencez par fixer les conditions d’adoption et le fonctionnement des inscriptions, puis réservez le matériel et répartissez les rôles. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les visiteurs, le transport, les documents et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et l’accès
2
Confirmer la collaboration avec les refuges
2 personnes
3
Définir les conditions d'adoption
2 personnes
4
Établir le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Planifier les entretiens d’adoption
2 personnes
10
Vérifier les profils des chiots
2 personnes
11
Rassembler les documents de santé
2 personnes
12
Créer un plan de disponibilité du vétérinaire
13
Réserver les tentes et les tables
14
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
15
Composer les kits d’adoption
3 personnes
16
Concevoir des panneaux d’information
17
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
18
Mettre à jour la liste des visiteurs
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les contrats d’adoption
21
Envoyer le briefing des bénévoles
22
Confirmer le transport des chiots
2 personnes
23
Préparer les enclos pour chiots
3 personnes
24
Emballer les kits d'adoption
3 personnes
25
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
26
Vérifier le stock et les documents
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Nettoyer le lieu
3 personnes
31
Tracer le plan du site
2 personnes
32
Monter les tentes
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Balisage des courses de chiots
3 personnes
35
Installer le bureau d’enregistrement
2 personnes
36
Installer la table traiteur
3 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Préparer les accessoires pour chiots
3 personnes
39
Préparer les documents d’adoption
2 personnes
40
Faire arriver les chiots en toute sécurité
4 personnes
41
Habituer les chiots
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Expliquer les conditions d’adoption
2 personnes
45
Accompagner les chiots lors de la rencontre
5 personnes
46
Conduire les entretiens d’adoption
4 personnes
47
Vérifier les chiots et les enclos
2 personnes
48
Vérifier les bacs d'eau
2 personnes
49
Nourrir les chiots
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Signer les contrats d’adoption
3 personnes
53
Distribuer les kits d'adoption
2 personnes
54
Accorder un moment de repos aux chiots
3 personnes
55
Éliminer les déchets et les petits accidents
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Accompagner les adoptants sur le départ
3 personnes
58
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Ramener ou remettre les chiots
4 personnes
60
Archiver les documents d’adoption
2 personnes
61
Relancer les adoptants par téléphone
2 personnes
62
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
63
Nettoyer les enclos des chiots
3 personnes
64
Ranger le lieu
5 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Paravent de logeqté 2
Bacs de rangementqté 10
Couverturesqté 12
Parcours pour chiotsqté 6
Cage pour chienqté 8
Caisse de transportqté 6
Tapis lavables pour chiotsqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur
Microphone
Tabletteqté 2
Terminal de paiement
Imprimante
Plastifieuse
Thermomètreqté 2

Cuisine

Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 12
Pelles à nourritureqté 4
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12
Distributeurs de serviettesqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 8
Porte-nomsqté 40
Drapeaux d’adoptionqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Pulvérisateurs désinfectantsqté 4
Trousse de premiers secours pour animauxqté 2

Fournitures pour animaux

Colliers pour chiotsqté 20
Laisse pour chiotsqté 20
Étiquettes d’identificationqté 30
Jouets pour chiotsqté 25
Brosses pour chiotsqté 6
Tapis d’entraînement pour chiotsqté 150
Serviettes pour chiensqté 20
Brosses pour chiensqté 6
Barrières de sécuritéqté 6
Gourdes portablesqté 8

Papeterie

Formulaires d'adoptionqté 120
Contrats d’adoptionqté 60
Profils des chiotsqté 60
Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 6
Presse-papiersqté 15
Classeurs A4qté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les créneaux d’entretien avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez généralement 20 à 30 minutes par famille, avec une marge de 10 minutes pour éviter que l’attente ne s’accumule.
Demandez les besoins alimentaires et les informations pratiques au moment de l’inscription, puis envoyez l’itinéraire et les consignes de parking au moins 3 jours avant l’événement.
Gardez un dossier complet pour chaque chiot : profil, documents de santé et conditions d’adoption. Imprimez les contrats au plus tard la veille et prévoyez aussi une version numérique de secours.
Séparez clairement l’accueil, les entretiens et les espaces réservés aux chiots. Les enclos, tapis lavables, gamelles et bacs à eau doivent être installés avant l’arrivée du premier animal, avec un passage régulier pour le nettoyage.
Faites un test technique et un briefing des bénévoles la veille. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, tablette, terminal de paiement, imprimante, éclairage et plan de disponibilité du vétérinaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’adoption de chiots ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Les collaborations avec les refuges, les profils des chiots, les inscriptions et le transport doivent être confirmés avant de communiquer largement l’événement.
Combien de temps prévoir pour un entretien d’adoption ?: Comptez 20 à 30 minutes par famille, puis ajoutez environ 10 minutes de battement. Ce rythme permet de vérifier le projet d’adoption sans créer une file d’attente trop longue.
Quand envoyer les invitations et les informations pratiques ?: Envoyez les invitations dès que le lieu, les conditions d’adoption et le formulaire sont validés. Transmettez l’itinéraire, le parking et l’horaire individuel au moins 3 jours avant la journée d’adoption.
Que préparer la veille d’une journée d’adoption de chiots ?: La veille, confirmez la liste des visiteurs, le transport des chiots, les bénévoles et les dossiers de santé. Installez ou vérifiez le matériel, imprimez les contrats et terminez le briefing avant la fermeture du lieu.

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