Puppyadoptiedag organiseren: complete checklist

Een puppyadoptiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen puppy’s en geïnteresseerde bezoekers samenbrengen. Je regelt vooraf de samenwerking met asielen, adoptievoorwaarden, aanmeldingen, gezondheidsdocumenten en gesprekken. Op de dag zelf moeten registratie, puppyverblijven, vervoer, vrijwilligers en informatievoorziening tegelijk kloppen. Gebruik deze checklist om eerst de inhoud en afspraken vast te leggen, daarna de bezoekers en materialen te organiseren en ten slotte de uitvoering te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en toegang bevestigen
Samenwerking met asielen bevestigen
2 personen
Adoptievoorwaarden vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Adoptiegesprekken inplannen
2 personen
Puppyprofielen controleren
2 personen
Gezondheidsdocumenten verzamelen
2 personen
Dierenarts bereikbaarheidsplan maken
Tenten en tafels reserveren
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
Adoptiepakketten samenstellen
3 personen
Informatieborden ontwerpen
Route- en parkeerinformatie versturen
Bezoekerslijst bijwerken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Adoptiecontracten afdrukken
Vrijwilligersbriefing versturen
Puppyvervoer bevestigen
2 personen
Puppyverblijven voorbereiden
3 personen
Adoptiepakketten inpakken
3 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Voorraad en documenten controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Plattegrond uitzetten
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Puppyrennen afzetten
3 personen
Registratiedesk inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Puppybenodigdheden klaarzetten
3 personen
Adoptiedocumenten klaarleggen
2 personen
Puppy's veilig laten aankomen
4 personen
Puppy's laten wennen
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Adoptievoorwaarden toelichten
2 personen
Puppy's begeleiden bij kennismaking
5 personen
Adoptiegesprekken voeren
4 personen
Puppy's en verblijven controleren
2 personen
Waterbakken controleren
2 personen
Puppy's voeren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Adoptiecontracten ondertekenen
3 personen
Adoptiepakketten uitdelen
2 personen
Puppy's rustmoment geven
3 personen
Afval en ongelukjes verwijderen
2 personen
Toiletten controleren
Vertrekkende adoptanten begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Puppy's terugbrengen of overdragen
4 personen
Adoptiedocumenten archiveren
2 personen
Adoptanten telefonisch opvolgen
2 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Puppyverblijven reinigen
3 personen
Locatie opruimen
5 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4
Kleedkamerschermaantal 2
Opbergbakkenaantal 10
Kleedjesaantal 12
Puppyrennenaantal 6
Hondenbenchaantal 8
Transportbenchaantal 6
Wasbare puppyma'saantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidspreker
Microfoon
Tabletaantal 2
Pinapparaat
Printer
Laminator
Thermometeraantal 2

Keuken

Waterbakkenaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Voerscheppenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Servetdispensersaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 40
Adoptievlaggenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Poepzakdispensersaantal 6
Desinfectiesprayersaantal 4
Dieren-EHBO-kitaantal 2

Huisdierbenodigdheden

Puppyhalsbandenaantal 20
Puppyriemenaantal 20
Identificatielabelsaantal 30
Puppyspeeltjesaantal 25
Puppyborstelsaantal 6
Puppytrainingsmattenaantal 150
Hondenhanddoekenaantal 20
Hondenborstelsaantal 6
Veiligheidshekjesaantal 6
Draagbare drinkflessenaantal 8

Papierwaren

Adoptieformulierenaantal 120
Adoptiecontractenaantal 60
Puppyprofielenaantal 60
Inschrijfformulierenaantal 120
Pennenaantal 40
Plakbandaantal 6
Klembordenaantal 15
A4-mappenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan adoptiegesprekken per tijdslot van 20 tot 30 minuten en houd daarnaast ruimte voor uitloop. Zo voorkom je dat bezoekers zich bij de registratie ophopen of dat puppy’s te lang achter elkaar worden benaderd.
Verzamel gezondheidsdocumenten uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer per puppy of alle gegevens overeenkomen met het profiel. Leg ook vast wie tijdens de dag de dierenarts belt als er iets gebeurt.
Maak de vrijwilligersindeling in diensten van ongeveer 2 uur. Bezet minimaal afzonderlijk de registratie, puppyverblijven, bezoekersbegeleiding en het aanspreekpunt voor adoptiegesprekken.
Stuur route- en parkeerinformatie minstens 3 dagen vooraf mee met de bevestiging. Vermeld daarbij waar bezoekers zich melden, zodat de registratie niet wordt onderbroken door vragen over de ingang.
Pak adoptiepakketten per gezin of adoptant in en controleer ze aan de hand van een vaste lijst. Leg contracten, naamkaartjes en formulieren niet pas op de ochtend zelf klaar, maar controleer ze minimaal 1 dag vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een puppyadoptiedag?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, asielen en adoptievoorwaarden. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, documenten, vrijwilligersbriefing, puppyvervoer en een controle van de materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een puppyadoptiedag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de registratie, 1 bij de puppyverblijven, 1 voor bezoekersbegeleiding en 1 coördinator voor adoptiegesprekken. Bij meer dan 20 aangemelde gezinnen is een extra begeleider per 10 gezinnen praktisch.
Wanneer moet je adoptiegesprekken inplannen?: Plan de gesprekken zodra de aanmeldingen zijn gecontroleerd en de puppyprofielen en gezondheidsdocumenten compleet zijn, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de dag zelf. Gebruik tijdsloten van 20 tot 30 minuten per gesprek en houd 10 minuten uitloop per uur vrij.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij puppyadoptie?: Controleer vóór opening de puppyverblijven, water- en voerpunten, temperatuur, documenten, registratie en bereikbaarheid van de dierenarts. Trek hiervoor minstens 60 minuten uit en laat de vrijwilligers 30 minuten voor de start aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.