Checklist pour organiser une journée clients

Une journée clients demande plus qu’un programme et quelques démonstrations. Il faut suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires, préparer les supports, coordonner les livraisons et rendre l’accueil fluide dès l’arrivée. Cette checklist regroupe les étapes du plan, des premières décisions au contrôle final du lieu. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les détails qui sont souvent réglés trop tard, comme les badges, les boissons fraîches ou le matériel de projection.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux invités
Réserver le catering
Réserver du personnel supplémentaire
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Choisir les produits pour la démonstration
2 personnes
Préparer les démonstrations
3 personnes
Vérifier la présentation
2 personnes
Composer la sélection musicale
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d'information
3 personnes
Trier les badges
Préparer les indications de route
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les toilettes
Aménager l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer le matériel d’information
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer la présentation du produit
2 personnes
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Répondre aux questions des clients
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer la présentation
2 personnes
Mener les entretiens de relation
5 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Dire au revoir aux invités
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Pré-trier la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les photos et les présentations
Envoyer les e-mails de remerciement
Transmettre les demandes de contact
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Table de réception
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 110
Sets de couverts pour le dînerqté 110
Couverts de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Stations de rechargeqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 100
Compositions floralesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneau d’accueil
Présentoirs à menusqté 12
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à batterieqté 12

Catering

Badges nominatifsqté 100
Badgesqté 100
Dossiers d'informationqté 100
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 100
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Chariot de nettoyage
Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Aspirateur

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et relancez les invités sans réponse 7 jours avant la journée clients. Le nombre final conditionne le catering, les chaises, les badges et les dossiers d’information.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran et les présentations au moins 24 heures avant l’accueil. Vérifiez aussi les démonstrations avec les produits choisis, plutôt que de découvrir un problème le jour même.
Préparez les badges, les dossiers et les indications de route la veille. Triez les badges dans l’ordre d’arrivée prévu afin de réduire l’attente à la table de réception.
Refroidissez les boissons la veille et contrôlez les livraisons le matin même. Gardez une marge de 10 à 15 % pour les gobelets, assiettes et couverts si le nombre de participants peut encore évoluer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée clients ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, réserver le catering et confirmer le personnel supplémentaire.
Quand envoyer les invitations pour une journée clients ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les quantités de restauration, les besoins alimentaires et le plan de salle.
Quand préparer les badges et les dossiers d’information ?: Préparez-les la veille, après la dernière mise à jour de la liste des invités. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions tardives ou les changements de dernière minute.
Quand tester le matériel de présentation ?: Effectuez un premier test 24 à 48 heures avant, puis une vérification rapide le matin même. Contrôlez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, le son éventuel et chaque démonstration prévue.

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