Día del Cliente: checklist de organización

Organizar un Día del Cliente requiere coordinar invitados, demostraciones, catering y recepción sin dejar decisiones para el último momento. Empieza fijando la fecha y el programa, y después controla las inscripciones y las preferencias dietéticas. Durante la semana previa, confirma las entregas, prepara las carpetas informativas y revisa la presentación. El día anterior, enfría las bebidas, deja listo el catering no perecedero y comprueba baños, entrada y equipos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los invitados
Reservar el catering
Reservar personal extra
Reunir material de presentación
2 personas
Elegir productos para la demostración
2 personas
Preparar demostraciones
3 personas
Comprobar la presentación
2 personas
Preparar la selección musical
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar carpetas informativas
3 personas
Clasificar acreditaciones
Preparar las indicaciones de la ruta
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los baños
Montar la entrada
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Exponer el material informativo
2 personas
Comprobar el catering
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Gestionar la presentación del producto
2 personas
Coordinar demostraciones
4 personas
Responder a las preguntas de los clientes
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Realizar entrevistas de relación
5 personas
Servir el postre y el café
3 personas
Despedirse de los invitados
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Llevar los residuos al punto de recogida
3 personas
Preclasificar la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar fotos y presentaciones
Enviar correos de agradecimiento
Reenviar solicitudes de contacto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 110
Platos de postrecant. 110
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 110
Juegos de cubiertos para cenacant. 110
Cubiertos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6

Cocina

Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Estaciones de cargacant. 2

Decoración

Mantelescant. 12
Fundas para sillascant. 100
Arreglos floralescant. 12
Guirnaldascant. 6
Cartel de bienvenida
Portamenúscant. 12
Números de mesacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 6
Lámparas de bateríacant. 12

Catering

Tarjetas de nombrecant. 100
Badgescant. 100
Carpetas informativascant. 100
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 100
Porta-servilletascant. 12
Compras

Limpieza

Carro de limpieza
Escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Aspiradora

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Envía el programa actualizado a los asistentes cuando falten entre 3 y 5 días, para que sepan cuánto dura la demostración y cuándo se sirve el catering.
Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas en una lista única. Confirma el número final con el catering al menos 72 horas antes y reserva personal extra si esperas más trabajo en recepción o servicio.
Prepara las demostraciones con los productos elegidos y haz una prueba completa del proyector y la pantalla entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también que el material de presentación esté reunido y ordenado.
Monta la recepción con tarjetas con nombres, acreditaciones clasificadas, indicaciones de la ruta y una mesa de recepción despejada. Ten las carpetas informativas listas antes de que llegue el primer invitado.
No dejes la compra, las bebidas ni el montaje para la mañana del evento. Haz la compra el día anterior, enfría las bebidas con tiempo y revisa que haya mesas, sillas, vajilla, vasos, cafeteras y recipientes para hielo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día del Cliente?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones. Cierra la lista de asistentes entre 5 y 7 días antes y manda entonces el programa definitivo.
¿Cuándo debo confirmar el catering del Día del Cliente?: Confirma el número final y las preferencias dietéticas al menos 72 horas antes. Revisa también las condiciones de entrega y deja preparado el catering no perecedero el día anterior.
¿Cuándo se preparan las demostraciones y la presentación?: Prepara las demostraciones durante la semana previa y haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes. Así todavía tendrás tiempo para sustituir un producto o resolver un problema con el proyector.
¿Qué hay que revisar el día anterior al Día del Cliente?: Limpia el lugar, comprueba los baños, monta o reserva la entrada y confirma las entregas. También conviene enfriar las bebidas y verificar la lista de la compra antes de cerrar la preparación.

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