Journée anniversaire : la checklist pour ne rien oublier

Une journée anniversaire demande plus que l’envoi des invitations et l’achat du gâteau. Il faut suivre les réponses, prévoir les besoins alimentaires, confirmer les réservations et préparer les boissons avant l’arrivée des invités. Le jour même, l’ouverture du lieu, l’aération, les tables, les chaises et les toilettes doivent être vérifiées dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir pour avancer sans courir après les derniers détails.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des invités
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les réservations
Composer la sélection musicale
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Sélectionner les photos
Préparer la présentation
Coordonner les discours
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Aller chercher le gâteau
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
Vérifier les toilettes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les plats du buffet
4 personnes
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
Préparer le découpage du gâteau
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet de pâtisseries
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Annoncer le discours
Lancer la présentation
Encadrer les discours
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le café après le dîner
2 personnes
Assurer la musique et la danse
Raccompagner les invités
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier les stocks
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 70
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à pâtisserieqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 10
Louches à soupeqté 4
Carafesqté 8
Couteau à gâteauqté 2
Présentoirs à gâteauxqté 3

Décoration

Ballonsqté 120
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Confettisqté 6
Bougies LEDqté 24
Compositions floralesqté 8
Bannière pour photowall
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 70
Numéros de tableqté 8
Panneau d’accueil
Cadres photoqté 12
Rubans décoratifsqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bacs de conservationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Éléments pharesqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite de réponse au moins 10 jours avant la fête. Tu auras ainsi le temps d’établir la liste définitive, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités du traiteur.
Prévois le refroidissement des boissons la veille, surtout si tu sers de l’eau, du vin et du champagne. Les carafes et les verres doivent aussi être regroupés avant l’installation pour éviter les allers-retours.
Va chercher le gâteau le jour même, avec une marge d’au moins 60 minutes avant le début. Vérifie que le couteau à gâteau, les présentoirs et les assiettes à pâtisserie sont déjà sur place.
Prépare la présentation, les photos et les discours avant le jour J. Imprime le programme et crée les badges nominatifs au plus tard la veille : ces éléments sont souvent oubliés quand la décoration prend du temps.
À l’ouverture du lieu, commence par aérer les espaces et vérifier les toilettes, puis installe les tables et les chaises. Garde les nappes, la vaisselle et les éléments de décoration pour la dernière phase afin qu’ils restent propres.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée anniversaire ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer le traiteur et établir la liste définitive des invités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée anniversaire ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour un lieu déjà équipé. Compte davantage si tu dois installer les tables, les chaises, les tables de buffet, la vaisselle et la décoration.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis mets les boissons au frais la veille. Garde une réserve séparée pour les boissons qui doivent rester disponibles pendant toute la journée.
Quand récupérer le gâteau d’anniversaire ?: Récupère-le le jour même, idéalement 60 à 90 minutes avant le début. Vérifie immédiatement son état et place à côté le couteau à gâteau, les présentoirs et les assiettes à pâtisserie.

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