Jubileumdag organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop
Een jubileumdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een gastenlijst en taart. Je stemt uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen af, maakt een definitief programma en controleert reserveringen. Daarna volgen de praktische details: cateringhoeveelheden, gekoelde dranken, naamkaartjes, presentatie en de inrichting van de locatie. Deze checklist helpt je om eerst de informatie en afspraken vast te leggen en pas daarna boodschappen, decoratie en opbouw te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Muziekselectie samenstellen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Foto's selecteren
Presentatie voorbereiden
Toespraken afstemmen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Taart ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
Toiletten controleren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels opbouwen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
Taart aansnijden voorbereiden
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Briefing ontvangstteam
3 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebaksbuffet openen
2 personen
Taart serveren
3 personen
Toespraak aankondigen
Presentatie afspelen
Toespraken begeleiden
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Koffie na diner schenken
2 personen
Muziek en dans verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad controleren
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Foto's veilig opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 70
- Tafelkledenaantal 8
- Statafelsaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Gebaksbordjesaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 80
- Champagneglazenaantal 70
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 10
- Soeplepelsaantal 4
- Karaffenaantal 8
- Taartmesaantal 2
- Taartplateausaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 120
- Ballonnenbogenaantal 2
- Slingersaantal 10
- Confettiaantal 6
- LED-kaarsenaantal 24
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowanddoek
- Fotoaccessoiresaantal 20
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafelnummersaantal 8
- Welkomstbord
- Fotolijstjesaantal 12
- Decoratieve lintenaantal 8
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudschalenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Keukentangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Bewaarbakkenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- LED-lampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Blikvangersaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de definitieve gastenlijst pas nadat de herinnering is verstuurd. Gebruik die lijst vervolgens voor cateringhoeveelheden, naamkaartjes en het aantal geprinte programma’s.
- Plan de inhoud van de jubileumdag uiterlijk 2 weken vooraf: selecteer de foto’s, bereid de presentatie voor en stem toespraken af. Zo blijft er tijd over om ontbrekende bestanden of bijdragen op te vragen.
- Controleer de servies- en meubelbehoefte per onderdeel. Voor een buffet heb je naast dinerborden ook serveerschalen en serveerlepels nodig; voor taart zijn gebaksbordjes, een taartmes en taartplateaus nodig.
- Koel dranken uiterlijk enkele uren voor aanvang en zet houdbare voorraad eerder klaar. Champagneglazen, wijnglazen, waterglazen en karaffen worden anders gemakkelijk vergeten wanneer de locatie al druk wordt opgebouwd.
- Begin op de dag zelf met ventileren, toiletten controleren en de tafels en stoelen plaatsen. Hang decoratie zoals ballonnen, slingers en bloemstukken pas daarna op, zodat de looproutes vrij blijven tijdens de inrichting.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie- of cateringafspraken. Plan de definitieve gastenlijst, dieetwensen en het programma uiterlijk 2 weken voor de jubileumdag.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumdag versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om een reactie binnen 2 tot 3 weken, zodat je daarna catering, zitplaatsen en naamkaartjes kunt vastleggen.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumdag?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Verdeel dit over water, frisdrank, alcoholvrije opties en alcoholische dranken op basis van je gastenlijst en programma.
- Wanneer moet ik de locatie klaarmaken voor een jubileumdag?
- Open de locatie bij voorkeur 3 tot 4 uur voor de ontvangst. Gebruik het eerste uur voor ventileren, toiletten en meubilair, en houd daarna tijd over voor servies, dranken, presentatie, programma’s en decoratie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.