Checklist pour organiser une initiation à l’escalade
Une initiation à l’escalade demande de coordonner le site, le moniteur, les niveaux des participants et tout le matériel de sécurité. Cette checklist de 49 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au dîner de fin de journée. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, attestations, transport, batteries et boissons à garder au frais. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant le départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le site d’escalade
Réserver un moniteur d’escalade
Confirmer le lieu du dîner
Partager les informations de transport
Demander le niveau d'escalade des participants
Recevoir les consignes de sécurité
Coordonner le matériel d’escalade
Définir le menu du dîner et des boissons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Imprimer les attestations d’escalade
Confirmer les participants et les horaires
Faire les courses
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
Rassembler le matériel d’escalade
2 personnes
Emporter la vaisselle et le matériel de cuisine
Charger le téléphone et les batteries externes
Événement
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le matériel d’escalade
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Accueillir les participants
2 personnes
Faire signer les attestations d'escalade
Essayer l'équipement d'escalade
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Encadrer la clinique d’escalade
3 personnes
Distribuer les boissons de pause
Prendre une photo de groupe
Récupérer le matériel d’escalade
2 personnes
Préparer les en-cas et le dîner
3 personnes
Monter le buffet
2 personnes
Servir le dîner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le café et le thé
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer le tour final et le départ
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel d'escalade
2 personnes
Ranger le matériel restant
Retourner le matériel loué
Partager les photos des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de buffetqté 2
- Chaises pliantesqté 16
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 16
- Bols réutilisablesqté 16
- Couvertsqté 16
- Verres à boireqté 24
- Tasses à caféqté 16
- Plateaux de serviceqté 6
- Couverts de serviceqté 6
Matériel de sport
- Casques d’escaladeqté 14
- Harnais d'escaladeqté 14
- Chaussures d’escaladeqté 14
- Sacs de craieqté 14
- Craie d’escalade liquideqté 3
- Cordes d’escaladeqté 4
- Dispositifs de sécuritéqté 6
- Mousquetonsqté 12
- Tapis d’escaladeqté 4
Équipement
- Enceinte portable
- Trépied pour téléphone
- Batteries externesqté 2
- Rallongesqté 2
- Glacièresqté 2
Cuisine
- Couteau de chefqté 2
- Planches à découperqté 3
- Tire-bouchonsqté 2
- Thermosqté 2
Sécurité
- Trousse de premiers secours
Papeterie
- Déclarations d’escaladeqté 20
- Stylosqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Serviettesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez le niveau d’escalade de chaque participant dès l’inscription. Le moniteur pourra ainsi prévoir un groupe adapté et repérer les personnes qui débutent complètement.
- Réservez le site et le moniteur avant d’envoyer les invitations définitives. Confirmez ensuite l’adresse, les horaires, les consignes de sécurité et les conditions d’annulation au moins une semaine avant l’activité.
- Prévoyez un contrôle du matériel en deux temps : vérification de la coordination avec le site, puis rassemblement des casques, harnais, chaussures, cordes et dispositifs de sécurité le jour précédent.
- Centralisez les besoins alimentaires avant de fixer le menu du dîner. Faites les courses assez tôt pour réfrigérer les produits frais et mettez les boissons au frais avant l’arrivée du groupe.
- Imprimez les déclarations ou attestations nécessaires et préparez une table d’inscription à l’arrivée. Gardez aussi une trousse de premiers secours, un téléphone chargé et au moins une batterie externe accessibles.
Questions fréquentes
- Quand réserver un site pour une initiation à l’escalade ?
- Réservez le site dès que vous connaissez une estimation du nombre de participants, idéalement 3 à 6 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de trouver un créneau et de confirmer un moniteur.
- Combien de temps prévoir pour une initiation à l’escalade ?
- Prévoyez au moins 3 heures sur place pour l’accueil, les consignes de sécurité, l’équipement et la séance. Ajoutez le temps de transport et environ 1 à 2 heures pour le dîner si celui-ci suit l’activité.
- Que faut-il confirmer avec les participants avant le jour J ?
- Confirmez au plus tard 3 jours avant l’événement la présence de chacun, son niveau, ses besoins alimentaires, l’horaire et les informations de transport. Rappelez aussi les vêtements et chaussures adaptés si le site impose des règles particulières.
- Quand préparer le matériel et les documents d’escalade ?
- Rassemblez le matériel et imprimez les documents la veille. Le jour même, vérifiez les quantités avant de charger les affaires et gardez les déclarations accessibles à la table d’inscription.
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