Clínica de escalada: checklist para organizarla sin olvidos
Organizar una clínica de escalada requiere coordinar la actividad deportiva y todo lo que ocurre antes y después. Primero cierra las inscripciones, pregunta por el nivel de cada participante y confirma el lugar, el instructor y los horarios. Después revisa el material, las declaraciones de escalada, el transporte y la cena. Esta checklist reúne 49 tareas y 34 artículos para que puedas avanzar en orden y llegar al día del evento con todo preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar lugar de escalada
Reservar instructor de escalada
Confirmar la ubicación de la cena
Compartir la información de transporte
Preguntar el nivel de escalada de los participantes
Reglas de seguridad recibidas
Coordinar el material de escalada
Definir el menú de cena y bebidas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Imprimir declaraciones de escalada
Confirmar participantes y horarios
Hacer la compra
2 personas
Refrigerar los productos frescos
Reunir el material de escalada
2 personas
Recoger la vajilla y el material de cocina
Cargar teléfonos y power banks
Evento
Llevar materiales al lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar el material de escalada
2 personas
Enfriar las bebidas
Recepción de participantes
2 personas
Hacer firmar las declaraciones de escalada
Probarse el equipo de escalada
2 personas
Dar la charla de seguridad
2 personas
Dirigir la clínica de escalada
3 personas
Repartir las bebidas del descanso
Hacer una foto de grupo
Recoger el material de escalada
2 personas
Preparar aperitivos y cena
3 personas
Montar el buffet
2 personas
Servir la cena
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir café y té
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar la ronda final y la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Devolver el material de escalada
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
Devolver el material alquilado
Compartir fotos de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de buffetcant. 2
- Sillas plegablescant. 16
- Perchero
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 16
- Cuencos reutilizablescant. 16
- Cubiertoscant. 16
- Vasoscant. 24
- Tazas de cafécant. 16
- Bandejas de servircant. 6
- Cubiertos de serviciocant. 6
Material deportivo
- Cascos de escaladacant. 14
- Arneses de escaladacant. 14
- Zapatos de escaladacant. 14
- Sacos de tizacant. 14
- Tiza líquida para escalarcant. 3
- Cuerdas de escaladacant. 4
- Dispositivos de seguridadcant. 6
- Mosquetonescant. 12
- Colchonetas de escaladacant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Trípode para teléfono
- Baterías externascant. 2
- Cables alargadorescant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Cocina
- Cuchillo de chefcant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Abrebotellascant. 2
- Termoscant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
Artículos de papel
- Declaraciones de escaladacant. 20
- Bolígrafoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Toallascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de reservar definitivamente el material: el número de participantes determina cuántos cascos, arneses, pares de zapatos, cuerdas y dispositivos de seguridad necesitas.
- Pregunta el nivel de escalada y cualquier preferencia dietética al confirmar la asistencia. Hazlo con varios días de margen para que el instructor pueda adaptar la sesión y la cena no se improvise.
- Envía la ubicación, el horario y las indicaciones de transporte junto con las reglas de seguridad. Reenvía esa información cuando confirmes participantes y horarios, especialmente si la cena se celebra en otro lugar.
- Revisa el material deportivo el día anterior y separa cascos, arneses, zapatos, sacos de tiza, cuerdas, mosquetones, dispositivos de seguridad y colchonetas. No dejes para la mañana del evento la búsqueda de piezas o baterías.
- Compra y enfría los productos frescos y las bebidas con antelación, y transporta la vajilla, las neveras portátiles, los termos y el material de cocina juntos. Reserva también tiempo para montar la mesa de registro y colocar mesas y sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una clínica de escalada?
- Empieza al menos 3 o 4 semanas antes. Ese margen permite cerrar las inscripciones, reservar el lugar y al instructor, recopilar niveles y preferencias dietéticas y confirmar el transporte y la cena.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los participantes de una clínica de escalada?
- Haz una primera confirmación cuando se cierren las inscripciones y una última entre 24 y 48 horas antes. En la segunda revisión confirma asistencia, horario, nivel de escalada, transporte y cualquier cambio en la cena.
- ¿Qué material hace falta para una clínica de escalada?
- Prepara como mínimo cascos, arneses, zapatos, sacos de tiza, tiza líquida, cuerdas, dispositivos de seguridad, mosquetones y colchonetas. La cantidad depende del número de participantes y debe revisarse con el instructor antes del evento.
- ¿Cuándo se prepara la comida y la bebida de la clínica de escalada?
- Define el menú y comprueba la lista de la compra varios días antes. Compra los productos frescos el día anterior, refrigéralos y enfría las bebidas antes de transportarlos al lugar de la cena.
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