Checklist pour organiser une formation en calcul
Une formation en calcul demande plus qu’une salle et quelques exercices. Il faut fixer la date, confirmer l’intervenant, préparer le programme, suivre les inscriptions et vérifier le matériel de travail avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 51 tâches et 46 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les supports, les calculatrices, l’installation technique ou l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle d’entraînement
Fixer la date de l’entraînement
Confirmer l'intervenant
Élaborer le programme
Inviter les participants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer un rappel
Vérifier les plans de travail
Installer les exercices
Tester la présentation
Trier le matériel de calcul
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
Créer des badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Événement
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l’écran de présentation
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Distribuer les badges
Donner les consignes d’accueil
Faire le test de base
2 personnes
Expliquer les stratégies de calcul
Animer la ronde d’entraînement
3 personnes
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer la pause
2 personnes
Accompagner les exercices approfondis
3 personnes
Servir un repas léger
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner les exercices pratiques
3 personnes
Faire passer le test final
2 personnes
Faire le débriefing des réponses
Remettre les certificats
Répondre aux dernières questions
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
Nettoyer l’espace
3 personnes
Inventorier le matériel
Rendre les articles empruntés
Renvoyer le matériel des participants
Archiver l'enregistrement des présences
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 32
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Cliqueur de présentation
Matériel pédagogique
- Fiches de calculqté 35
- Livrets d’exercicesqté 35
- Feuilles de réponsesqté 35
- Calculatricesqté 16
- Cartes de calculqté 12
- Désqté 24
- Mètres rubansqté 8
- Règlesqté 32
- Équerres géométriquesqté 32
- Dossiers de travailqté 35
- Badges nominatifsqté 35
- Stylosqté 40
- Crayonsqté 40
- Gommesqté 40
- Marqueursqté 12
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 8
- Post-itqté 6
- Télécommande de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 35
- Verres à boireqté 35
- Assiettesqté 35
- Couvertsqté 35
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Louchesqté 4
- Glacièresqté 2
Nettoyage
- Seau de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai
- Balayette et pelleqté 2
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la salle et la date avant d’inviter les participants : prévois ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour les inscriptions et la confirmation de l’intervenant.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoie un rappel 3 à 5 jours avant la formation pour limiter les absences et les informations manquantes.
- Prépare les fiches de calcul, livrets, feuilles de réponses et dossiers de travail en fonction du nombre confirmé, avec 2 à 3 exemplaires supplémentaires.
- Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur au moins 30 minutes avant l’ouverture de la salle ; garde aussi les rallonges et multiprises accessibles.
- Installe la table d’inscription, les badges et la liste de présence près de l’entrée. Arrive environ 45 minutes avant le début pour disposer les tables, les chaises, le matériel et le café ou le thé.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une formation en calcul ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer l’intervenant, construire le programme, traiter les inscriptions et préparer le matériel pédagogique.
- Quand envoyer le rappel aux participants ?
- Envoie un rappel 3 à 5 jours avant la séance. Indique l’horaire, le lieu, les éventuelles consignes et demande aux personnes qui ne peuvent plus venir de prévenir rapidement.
- Combien d’exemplaires de fiches et de livrets faut-il préparer ?
- Prépare un exemplaire par participant confirmé, plus 2 à 3 exemplaires de réserve. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les documents abîmés ou les personnes accueillies sans inscription.
- Quand tester le matériel de présentation ?
- Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles au moins 30 minutes avant l’accueil. Vérifie aussi les rallonges, les multiprises et la télécommande ou le cliqueur de présentation.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !