Checklist pour organiser une formation aux médias sociaux

Une formation aux médias sociaux demande plus qu’une présentation et quelques ordinateurs. Il faut confirmer la salle et la date, suivre les inscriptions, préparer les supports pédagogiques et vérifier toute la chaîne technique avant l’arrivée du groupe. Prévoyez aussi l’accueil, les boissons et les besoins alimentaires : ce sont souvent ces détails qui retardent le démarrage. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle d’entraînement
Confirmer la date de l’entraînement
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Consigner le programme et les horaires
Constituer le matériel pédagogique
2 personnes
Finaliser la présentation
Imprimer les feuilles de travail
Imprimer la liste des participants
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer l'accueil
Présenter les canaux de réseaux sociaux
Encadrer la mission pratique
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Traiter la stratégie de contenu
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Gérer les publicités et les statistiques
Créer des plans d’action personnels
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Remettre les certificats
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Ranger le matériel en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement
Partager le matériel de présentation en numérique
Répondre aux questions de suivi

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Table de buffetqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 3
Clicker de présentation sans fil
Téléphone mobileqté 2
Supports de téléphoneqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Routeur wifi
Chargeursqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Formation

Dossiers de travailqté 36
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 36
Certificatsqté 36

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Balayette et pelle
Serpillière
Seau

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la salle et la date au moins 3 à 4 semaines avant la formation. Vérifiez la capacité, la disposition des tables, l’accès au Wi-Fi et les prises disponibles avant d’envoyer les invitations.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la séance. Utilisez cette échéance pour recueillir les besoins alimentaires, imprimer la liste des participants et ajuster les dossiers de travail.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur et le clicker au moins 24 heures avant. Gardez aussi un téléphone chargé, des chargeurs et une solution de connexion de secours sur place.
Préparez les supports pédagogiques et la présentation 2 à 3 jours avant. Imprimez les feuilles de travail en fonction du nombre confirmé, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Le jour même, ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant le début. Installez les tables, les chaises et le comptoir d’accueil, branchez la technique, puis préparez le café, le thé, l’eau et les boissons de bienvenue avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une formation aux médias sociaux ?: Réservez la salle 3 à 4 semaines à l’avance, surtout si vous avez besoin d’un vidéoprojecteur, d’un écran et d’un accès Wi-Fi. Confirmez la réservation par écrit dès que la date d’entraînement est validée.
Combien de temps prévoir pour installer une formation aux médias sociaux ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant le début. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de la présentation, la préparation du matériel et l’aménagement de l’accueil.
Quand imprimer les feuilles de travail et la liste des participants ?: Imprimez-les 1 à 2 jours avant la formation, après la clôture des inscriptions. Ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Comment tester le matériel avant une formation aux médias sociaux ?: Effectuez un test complet au moins 24 heures avant : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, clicker et Wi-Fi. Vérifiez également les rallonges, multiprises et chargeurs afin d’éviter une panne au démarrage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.