Checklist voor een goed georganiseerde socialmediatraining

Een socialmediatraining staat of valt met een strak programma, werkende techniek en deelnemers die weten waar ze moeten zijn. Leg eerst de trainingsruimte en datum vast, verwerk daarna de aanmeldingen en verzamel dieetwensen. Werk presentatie, werkbladen en deelnemerslijst enkele dagen vooraf af. Test laptop, beamer, kabels en wifi vóór de trainingsdag. Op de dag zelf richt je ontvangst, tafels, koffie en trainingsmateriaal in voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingsruimte reserveren
Trainingsdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden vastleggen
Lesmateriaal samenstellen
2 personen
Presentatie finaliseren
Werkbladen afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Catering voorbereiden
2 personen
Ruimte openen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Introductie verzorgen
Socialmediakanalen toelichten
Praktijkopdracht begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Contentstrategie behandelen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Advertenties en statistieken behandelen
Persoonlijke actieplannen maken
2 personen
Vragenronde begeleiden
Certificaten uitdelen
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Materialen veilig opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Bedankmail versturen
Presentatiemateriaal digitaal delen
Opvolgvragen beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 3
Draadloze present clicker
Mobiele telefoonaantal 2
Telefoonstatievenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Wifi-router
Opladersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Drinkglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Training

Werkmappenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Post-itsaantal 12
Naamkaartjesaantal 36
Certificatenaantal 36

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blik
Dweil
Emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud vóór je de presentatie afrondt. Leg per onderdeel een begin- en eindtijd vast en houd ruimte voor vragen; zo weet je ook hoeveel werkmappen en werkbladen je nodig hebt.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 dagen vóór de training door aan de catering. Zo voorkom je last-minute boodschappen en ontbrekende porties.
Test de presentatietechniek minstens 1 werkdag vooraf met de laptop, beamer, HDMI-kabel, adapter en clicker die je op de locatie gebruikt. Neem daarnaast verlengkabels, stekkerdozen en opladers mee.
Zet de ontvangstbalie vóór opening klaar met de deelnemerslijst en een manier om aanwezigheid te registreren. Open de ruimte minimaal 45 minuten eerder, zodat tafels, stoelen, scherm en trainingsmateriaal nog kunnen worden aangepast.
Zet koffie, thee, water en welkomstdrankjes klaar voordat de introductie begint. Plaats servies, serveerschalen en serveertangen bij het buffet en houd een aparte plek vrij voor jassen en persoonlijke spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een socialmediatraining organiseren?: Leg de trainingsruimte en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor de training een bruikbare deelnemerslijst en de meeste dieetwensen hebt.
Wanneer moet ik de techniek van een socialmediatraining testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-aansluiting, clicker en wifi minimaal 1 werkdag vooraf. Doe op de trainingsdag zelf nog een korte controle zodra de ruimte is geopend, idealiter 45 minuten vóór ontvangst.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een socialmediatraining klaar te zetten?: Reserveer minimaal 45 minuten voor het openen van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, het aansluiten van de presentatietechniek en het klaarleggen van materialen. Plan 15 minuten extra als je catering en een ontvangstbalie inricht.
Wanneer moet ik werkbladen en deelnemerslijsten afdrukken?: Druk werkbladen en de deelnemerslijst uiterlijk de dag vóór de training af. Controleer op de ochtend zelf of er afmeldingen of wijzigingen zijn en houd een paar extra exemplaren achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.