Checklist pour organiser une formation à l’aisance à l’oral

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réserve la salle assez tôt pour pouvoir tester la disposition des tables et des chaises. Pour un groupe qui pratique à voix haute, prévois un espace dégagé et vérifie que les participants peuvent se voir entre eux.
• Bloque un créneau de 30 à 45 minutes avant l’arrivée du groupe pour brancher l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le micro sans fil. Teste aussi le câble HDMI, les rallonges et les multiprises plutôt que de découvrir un problème au démarrage.
• Finalise le programme et les exercices au moins 3 jours avant la formation. Prépare les feuilles de travail, les blocs-notes, les stylos et les post-it en fonction du nombre confirmé de participants, avec quelques exemplaires supplémentaires.
• Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifie la liste finale 2 à 3 jours avant. Prévois le café, le thé, l’eau et les en-cas avant l’ouverture de la salle afin de ne pas interrompre le premier exercice.
• Installe la table d’inscription, les badges nominatifs et les certificats avant l’arrivée du premier participant. Garde la liste des participants et le programme à portée de main : les 15 premières minutes servent souvent à gérer les absences et les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une formation à l’aisance à l’oral ?

Commence la réservation de la salle et de l’équipement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Finalise le programme, les exercices et les supports au plus tard 3 jours avant la formation.

Quand faut-il envoyer les invitations à une formation à l’oral ?

Envoie les invitations idéalement 3 semaines avant la formation, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de confirmer les participants et de recueillir leurs besoins alimentaires.

Quel matériel faut-il tester avant une formation à l’aisance à l’oral ?

Prévois 30 à 45 minutes de test sur place le jour même. Vérifie l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro sans fil, les rallonges et les multiprises.

Quand préparer les supports et les certificats de formation ?

Prépare la présentation et les feuilles de travail au moins 3 jours avant, puis imprime ou rassemble les supports la veille. Les certificats peuvent être préparés à l’avance et complétés après la vérification finale de la liste des participants.

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