Organiser une formation à l’aisance à l’oral

Une formation à l’aisance à l’oral se prépare d’abord comme une journée de pratique, pas comme une simple présentation. Commence par réserver une salle adaptée aux exercices, puis fixe les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser le programme. Prépare ensuite les supports, les badges et les certificats, puis vérifie tout le matériel la veille. Le jour venu, l’accueil, l’installation de la salle et les pauses doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Réserver l’équipement nécessaire
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier la liste des participants
7
Finaliser le programme
8
Sélectionner les exercices
9
Préparer la présentation
10
Composer les feuilles de travail
11
Créer des badges nominatifs
12
Préparer les certificats
13
Faire les courses
2 personnes
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Préparer les en-cas
2 personnes
17
Préparer le buffet du déjeuner
2 personnes
18
Ouvrir la salle d'entraînement
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
21
Préparer les paperboards
22
Préparer les plans de travail
23
Installer la table d'inscription
24
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Enregistrer la présence
27
Présenter le programme
28
Recenser les objectifs d'intervention
29
Aborder les techniques de présentation
30
Servir la pause-café
2 personnes
31
Encadrer les répétitions
2 personnes
32
Animer les tours de retour d’expérience
2 personnes
33
Servir le buffet du soir
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Animer des exercices d'improvisation
2 personnes
36
Animer les présentations individuelles
2 personnes
37
Recueillir les retours finaux
38
Remettre les certificats
39
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

40
Ranger la nourriture et les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Éteindre l’équipement
43
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
44
Nettoyer l’espace
2 personnes
45
Apporter les déchets au conteneur
46
Réfrigérer les restes
47
Restituer le matériel emprunté
48
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 25
Tablesqté 6
Table d'inscription

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Minuterieqté 2
Enceinte Bluetooth

Présentation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 25
Feuilles de travailqté 25
Badges nominatifsqté 25
Certificatsqté 25
Post-itqté 6
Ruban de papierqté 4

Catering

Machine à café
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 25
Verresqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Distributeur d’essuie-tout en papier

Courses

Courses

Conseils

Bloque la salle et l’équipement dès que la date est fixée. Pour une formation avec exercices oraux, prévois assez d’espace entre les tables et vérifie au moins 7 jours avant que le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le micro et les rallonges fonctionnent ensemble.
Fixe une date limite d’inscription environ 5 jours avant la formation. Ce délai permet de contrôler la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer les badges, les feuilles de travail et les certificats sans urgence.
Construis le programme autour de plusieurs séquences courtes de pratique. Prépare les exercices, la présentation et les feuilles de travail dans l’ordre d’utilisation, afin de ne pas interrompre la séance pour chercher un support.
Prépare la salle la veille ou au moins 60 minutes avant l’accueil. Installe les tables, les chaises, les paperboards, les plans de travail et la table d’inscription, puis garde les marqueurs, stylos, blocs-notes et post-it à portée de main.
Ne laisse pas le café, les boissons et le déjeuner au dernier moment. Refroidis les boissons avant l’ouverture, prépare le buffet et vérifie les tasses, verres et assiettes en tenant compte du nombre final de participants, plutôt que du nombre d’invitations envoyées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à l’aisance à l’oral ?: Prévois au moins 2 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 5 derniers jours pour finaliser le programme, les supports, les besoins alimentaires et les certificats.
Quand faut-il envoyer les invitations à une formation à l’oral ?: Envoie-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Indique une date limite d’inscription située environ 5 jours avant la formation pour pouvoir confirmer les quantités et imprimer les documents.
Que préparer dans la salle avant une formation à l’oral ?: Arrive au moins 60 minutes avant l’accueil pour installer les tables et les chaises, brancher l’écran de présentation et préparer les paperboards. Teste aussi le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le micro et les rallonges avant l’arrivée des participants.
Combien de boissons prévoir pour une formation d’une journée ?: Prévois au minimum deux boissons par personne pour la matinée, puis deux autres pour l’après-midi, en plus du café et du thé. Ajuste les quantités après le contrôle final des inscriptions et des besoins alimentaires.

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