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Sprechtraining organisieren: Die praktische Checkliste

Ein Sprechtraining braucht mehr Vorbereitung als nur passende Übungen. Du musst Raum und Technik rechtzeitig sichern, Anmeldungen und Ernährungswünsche im Blick behalten und Unterlagen für alle Teilnehmenden vorbereiten. Plane außerdem genug Zeit für Aufbau, Registrierung und einen Techniktest ein. Diese Checkliste führt dich vom ersten Organisationstermin bis zum Empfang im Trainingsraum.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Trainingsraum reservieren

  • Benötigte Geräte reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Programm finalisieren

  • Übungen auswählen

  • Präsentation vorbereiten

  • Arbeitsblätter zusammenstellen

  • Namensschilder erstellen

  • Zertifikate vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Trainingsraum öffnen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsbildschirm anschließen

    2 Personen

  • Flipcharts aufstellen

  • Arbeitsplatten bereitstellen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm vorstellen

  • Sprechziele erfassen

  • Präsentationstechniken behandeln

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Proberunden betreuen

    2 Personen

  • Feedbackrunden anleiten

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Improvisationsübungen begleiten

    2 Personen

  • Persönliche Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Abschlussfeedback sammeln

  • Zertifikate ausgeben

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Müll aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Abfall zum Container bringen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 25
  • TischeAnz. 6
  • Registrierungstisch

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Kabelloses Mikrofon
  • TimerAnz. 2
  • Bluetooth-Lautsprecher

Präsentation

  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • Whiteboard
  • WhiteboardmarkerAnz. 8
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 25
  • ArbeitsblätterAnz. 25
  • NamensschilderAnz. 25
  • ZertifikateAnz. 25
  • KlebezettelAnz. 6
  • PapierklebebandAnz. 4

Catering

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 25
  • GläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 8
  • SpülbürstenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 2
  • Papierhandtuchspender

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Trainingsraum und benötigte Geräte frühzeitig und prüfe spätestens am Vortag Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel. So bleibt Zeit, fehlende Technik zu ersetzen.
  • Schließe Anmeldungen einige Tage vor dem Training ab. Prüfe dann die Teilnehmendenliste, erfasse Ernährungswünsche und bereite Namensschilder, Arbeitsblätter und Zertifikate in der tatsächlichen Anzahl vor.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein. Stelle Tische und Stühle auf, richte Registrierungstisch und Flipcharts ein und teste die Präsentation, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
  • Kühle Getränke am Vorabend und bereite Kaffee, Tee und Snacks so vor, dass sie zur Ankunft bereitstehen. Für ein ganztägiges Training solltest du außerdem das Mittagsbuffet und ausreichend Geschirr einplanen.
  • Lege Programm, Übungen und Präsentation spätestens zwei Tage vorher endgültig fest. Stelle Materialien wie Stifte, Notizblöcke, Klebezettel und Papierklebeband gesammelt bereit, damit während des Trainings nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Raum für ein Sprechtraining reservieren?
Reserviere den Trainingsraum möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Für größere Gruppen oder stark ausgelastete Räume sind 8 Wochen Vorlauf sicherer.
Wann sollte ich die Einladungen zum Sprechtraining verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf 5 bis 7 Tage vor dem Training, damit du Liste, Namensschilder und Verpflegung planen kannst.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau des Sprechtrainings?
Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Registrierungstisch, Sitzordnung und Präsentationstechnik ein. Bei unbekannter Technik oder mehreren Flipcharts sind 90 Minuten besser.
Wie viele Arbeitsblätter und Zertifikate soll ich vorbereiten?
Bereite für jede angemeldete Person ein Arbeitsblatt und ein Zertifikat vor. Lege zusätzlich 2 bis 3 Exemplare als Reserve bereit, falls sich kurzfristig jemand anmeldet oder ein Ausdruck beschädigt wird.

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