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Checklist pour organiser une fête des bénévoles

Une fête des bénévoles demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le repas et l’installation du lieu. Cette checklist rassemble les 44 tâches et les 32 fournitures à prévoir, de la réservation du lieu au rangement final. Commence par fixer la date et recueillir les besoins alimentaires, puis répartis les rôles avant le jour J. Le moment venu, tu sauras quand installer les tables, rafraîchir les boissons, préparer le buffet et effectuer le dernier contrôle de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Créer le programme et le plan d’organisation

    2 personnes

  • Réserver le catering

    2 personnes

  • Vérifier la musique et l’équipement

    2 personnes

  • Répartir les volontaires pour les tâches

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Ranger les boissons et les aliments

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Servir les repas spéciaux à part

    2 personnes

  • Rassembler les déchets et les bouteilles vides

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Accompagner les départs

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Ranger le matériel

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 70
  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables de buffetqté 3
  • Portantsqté 2

Vaisselle

  • Verresqté 100
  • Tasses à caféqté 70
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Guirlandesqté 12
  • Nappesqté 10
  • Compositions floralesqté 8
  • Badges nominatifsqté 70

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 3
  • Petits bolsqté 12
  • Cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes LEDqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Traite les inscriptions au fur et à mesure et fixe une date limite claire, idéalement 7 à 10 jours avant la fête, pour connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires.
  • Répartis les volontaires par créneaux plutôt que de compter sur une aide spontanée : prévois une équipe pour l’installation, une autre pour l’accueil et une dernière pour le rangement.
  • Installe les tables, les chaises et les tentes avant de préparer le buffet. Garde les boissons dans les glacières jusqu’à la fin de l’installation afin qu’elles restent fraîches.
  • Teste la sonorisation, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifie aussi que les câbles ne traversent pas les zones de passage.
  • Prépare la table d’accueil avec les badges nominatifs et garde les poubelles, seaux et serpillières accessibles. Cela évite de chercher le matériel dès qu’un verre se renverse ou qu’un déchet s’accumule.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?
Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demande une réponse au plus tard 7 à 10 jours avant la fête pour réserver le catering et ajuster les quantités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la fête ?
Prévois au minimum 2 heures avant l’accueil des bénévoles. Ce créneau permet d’installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet, l’éclairage et de tester la sonorisation.
Quand mettre les boissons au frais ?
Place-les dans les glacières environ 1 heure avant le début, une fois les déplacements de mobilier terminés. Garde quelques boissons séparées pour le réassort pendant la fête.
Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des invités ?
Fais un contrôle 15 à 30 minutes avant l’accueil : inscriptions, badges, buffet, vaisselle, éclairage, sonorisation et sécurité des câbles. Vérifie aussi que les passages et les sorties restent dégagés.

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