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Freiwilligenfest organisieren: die Checkliste für den ganzen Ablauf

Ein Freiwilligenfest wirkt erst dann entspannt, wenn die Vorbereitung nicht an einer Person hängen bleibt. Lege zuerst Datum und Ort fest, verschicke Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Catering, Programm und die Zuordnung der Freiwilligen zu klaren Aufgaben. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Raum, Buffet, Technik, Beleuchtung und eine letzte Sicherheitskontrolle.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Ablauf erstellen

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Musik und Geräte überprüfen

    2 Personen

  • Freiwillige den Aufgaben zuordnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Lebensmittel lagern

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten separat servieren

    2 Personen

  • Müll und leere Flaschen einsammeln

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geräte aufräumen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • PartyzelteAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 12

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Aufbau mit festen Zeitblöcken: Für Tische, Stühle, Buffetische, Partyzelte, Dekoration und Beleuchtung solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn vor Ort sein.
  • Schließe Anmeldungen einige Tage vor dem Fest ab und gib die Zahl der Gäste samt Ernährungswünschen direkt an das Catering weiter. So fehlen weder passende Speisen noch Geschirr und Besteck.
  • Ordne jede Aufgabe einer konkreten Person zu und lege zusätzlich eine Ersatzperson fest. Das gilt besonders für Empfang, Buffet, Musik, Getränke und das Öffnen der Location.
  • Prüfe die Technik vor dem Einlass: Bluetooth-Lautsprecher und Mikrofon anschließen, Verlängerungskabel sichern und testen, ob die Lautstärke auch am hinteren Tisch ausreicht.
  • Stelle Getränke mindestens 2 Stunden vorher kalt und richte den Empfangstisch mit Namensschildern ein. Abfallbehälter, Eimer und Wischmops sollten sichtbar erreichbar sein, nicht erst im Lager gesucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freiwilligenfest planen?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Catering, Programm und Helferaufteilung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Fest feststehen.
Wann müssen die Einladungen zum Freiwilligenfest verschickt werden?
Verschicke sie idealerweise 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen. So bleiben noch mehrere Tage für Nachfragen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Freiwilligenfest?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Raum, Tische, Stühle, Buffet, Dekoration, Musik und Beleuchtung ein. Bei Partyzelten oder einer größeren Außenfläche solltest du zusätzlich 1 Stunde Reserve einrechnen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Freiwilligenfest?
Für ein kleines bis mittleres Fest solltest du mindestens 4 bis 6 Personen für Aufbau, Empfang, Buffet, Getränke und Technik einteilen. Für jeweils 20 bis 30 zusätzliche Gäste kommt mindestens eine weitere Helferin oder ein weiterer Helfer hinzu.

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