Checklist pour organiser une fête des bénévoles

Une fête des bénévoles réussie repose surtout sur une préparation bien séquencée. Cette checklist rassemble 53 tâches et 42 fournitures, depuis la réservation du lieu et les inscriptions jusqu’à l’installation des tables, du buffet et de la musique. Elle vous aide aussi à anticiper les besoins alimentaires, les badges nominatifs et le matériel souvent oublié. Le jour J, vous disposez ainsi d’un déroulé clair pour ouvrir le lieu, installer l’accueil et vérifier chaque espace avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Vérifier le lieu et la réservation
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Préparer les activités
2 personnes
Composer la playlist
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme et les panneaux
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Préparer les jeux et activités
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer les activités
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Prendre des photos
Remettre un cadeau d’adieu
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Ranger les tentes de fête au sec
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table pliante

Vaisselle

Assiettesqté 60
Petits bolsqté 60
Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlande de fanionsqté 4
Porte-nomsqté 60

Activités

Jeux de sociétéqté 8
Cartes-quizqté 6
Stylosqté 30
Prixqté 10

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Épongesqté 10
Chiffons microfibresqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la fête pour traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Calculez le catering à partir des inscriptions confirmées, et gardez les aliments sensibles au frais dans des glacières jusqu’au moment de mettre le buffet en place.
Préparez les badges nominatifs, le programme et les panneaux au plus tard la veille : le jour même, vous pourrez vous concentrer sur l’accueil plutôt que sur l’impression et l’écriture.
Testez les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises et l’éclairage avant l’arrivée des bénévoles. Faites ce test après l’installation des tables et des tentes, car la disposition peut modifier les branchements.
Réservez au moins 90 minutes le jour J pour ouvrir le lieu, monter les tentes, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et mettre les boissons au frais.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête des bénévoles ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez le programme, puis envoyez les invitations afin de disposer de plusieurs semaines pour gérer les inscriptions et le catering.
Quand confirmer les inscriptions pour une fête des bénévoles ?: Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ensuite confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires définitifs et calculer les quantités de catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la fête ?: Prévoyez au minimum 90 minutes sur place, et plutôt 2 heures si vous montez des tentes et installez une décoration lumineuse. Gardez ensuite 15 à 20 minutes pour tester la musique et l’éclairage avant l’accueil.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête des bénévoles ?: Vérifiez la réservation du lieu, la liste des courses, les badges, le programme, les panneaux et tout le matériel d’activité. Mettez les boissons au frais la veille si vous avez assez de place, et regroupez le reste du matériel par zone d’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.