Checklist pour organiser une fête de Saint-Nicolas pour seniors
Une fête de Saint-Nicolas pour seniors demande surtout une bonne préparation en amont. Il faut prévoir le rythme de l’après-midi, les besoins alimentaires, les cadeaux et l’installation de la salle, pas seulement la décoration. Les inscriptions et les relances téléphoniques prennent souvent plus de temps que prévu. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des invités et au service du buffet.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Réserver Saint Nicolas et Pierre le Noir
Rédiger l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer le menu et les allergènes
2 personnes
Commander des cadeaux
Composer la sélection musicale
Élaborer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Emballer les cadeaux
3 personnes
Étiqueter les cadeaux
2 personnes
Relancer les inscriptions par téléphone
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la soupe et le buffet
3 personnes
Récupérer la clé du lieu
Aérer la salle
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner le programme de Sinterklaas
2 personnes
Gérer la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le repas buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Distribuer les cadeaux
3 personnes
Accompagner le départ des invités
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 65
- Assiettes à pâtisserieqté 65
- Tasses à caféqté 65
- Verres à eauqté 65
- Verres à vinqté 45
- Couvertsqté 65
- Assiettes de serviceqté 10
- Bol à soupeqté 65
Cuisine
- Louchesqté 8
- Louches à soupeqté 6
- Pinces de serviceqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Petits bolsqté 12
Équipement
- Cafetières percolateursqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Glacièresqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
Décoration
- Drapeaux de Sinterklaasqté 3
- Affiches de Pietenqté 6
- Chemins de table en papierqté 8
- Décorations de table rougesqté 8
- Badges nominatifsqté 65
- Rouleaux de papier cadeauqté 4
- Rouleaux de colleqté 3
- Ciseauxqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez les inscriptions assez tôt pour pouvoir appeler les personnes qui n’ont pas répondu. Notez séparément les allergies, les régimes alimentaires et les besoins particuliers afin de les transmettre au responsable du menu.
- Préparez les cadeaux plusieurs jours avant la fête. Emballez-les, étiquetez-les avec les noms et gardez une liste de contrôle pour éviter un paquet oublié ou attribué à la mauvaise personne.
- Prévoyez le programme avec des séquences courtes et des temps assis. Pour un public senior, indiquez clairement l’heure du repas, de l’animation avec Saint-Nicolas et de la distribution des cadeaux.
- Organisez le matériel de la salle avant l’arrivée des invités : tables, chaises, porte-manteaux, buffet et branchements audio. Testez le microphone et les haut-parleurs au moins 30 minutes avant le début.
- Refroidissez les boissons et préparez la soupe, le buffet et les en-cas suffisamment tôt pour ne pas être en cuisine pendant l’animation. Gardez les plats chauds dans les bacs prévus et placez les louches et pinces de service à portée de main.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une fête de Saint-Nicolas destinée aux seniors ?
- Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement, puis appelez les personnes qui n’ont pas répondu.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et le matériel audio. Ajoutez 30 minutes pour aérer la salle, récupérer les derniers éléments et tester le microphone.
- Quand commander les cadeaux de Saint-Nicolas ?
- Commandez les cadeaux au moins 3 semaines à l’avance, surtout si chaque participant reçoit un paquet personnalisé. Emballez et étiquetez-les quelques jours avant la fête, puis vérifiez la liste le jour précédent.
- Comment organiser le menu d’une fête de Saint-Nicolas pour seniors ?
- Fixez le menu dès que les inscriptions sont bien avancées, idéalement 10 à 14 jours avant la fête. Recueillez les allergies et régimes alimentaires avant de confirmer les quantités et d’indiquer clairement les allergènes.
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