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Sinterklaus-Feier für Senioren organisieren: die Checkliste

Eine Sinterklaus-Feier für Senioren braucht mehr Vorlauf als nur Dekoration und Geschenke. Reserviere den Saal früh, kläre Anmeldungen und Ernährungswünsche und plane ein Programm mit gut hörbarer Musik und kurzen Wegen. Auch die Ausstattung für Buffet, Kaffee und Ton wird oft zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich von der ersten Buchung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Sinterklaas und Piet buchen

  • Einladung erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Menü und Allergene festlegen

    2 Personen

  • Geschenke bestellen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Programm ausarbeiten

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Geschenke einpacken

    3 Personen

  • Geschenke beschriften

    2 Personen

  • Anmeldungen nachfassen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Suppe und Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Location-Schlüssel abholen

  • Saal lüften

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Geschenketisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Sinterklaas-Programm begleiten

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffetmahlzeit servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschenke verteilen

    3 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 65
  • TortenplattenAnz. 65
  • KaffeetassenAnz. 65
  • WassergläserAnz. 65
  • WeingläserAnz. 45
  • BestecksetsAnz. 65
  • ServiertellerAnz. 10
  • SuppenschalenAnz. 65

Küche

  • ServierlöffelAnz. 8
  • SuppenlöffelAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeeperkolatorenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • Sinterklaas-FlaggenAnz. 3
  • Pieten-PosterAnz. 6
  • PapiertischläuferAnz. 8
  • Rote TischdekorationenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 65
  • GeschenkpapierrollenAnz. 4
  • KleberollenAnz. 3
  • ScherenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und setze einen festen Anmeldetermin. Frage dabei direkt nach Allergien, Unverträglichkeiten und benötigter Unterstützung.
  • Bestelle die Geschenke erst nach dem Anmeldeschluss plus 5 bis 10 Reservegeschenken. Beschrifte jedes Geschenk gut lesbar, damit die Ausgabe ohne langes Suchen gelingt.
  • Prüfe eine Woche vor der Feier, ob Sinterklaas und Piet verbindlich gebucht sind und wie lange ihr Auftritt dauert. Lege außerdem Moderation, Musik und die Reihenfolge des Programms schriftlich fest.
  • Rechne beim Aufbau mit mindestens 2 bis 3 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Tontechnik. Teste Mikrofon und Lautsprecher vor dem Eintreffen der Gäste und lege Verlängerungskabel griffbereit bereit.
  • Bereite Suppe, Buffet, Snacks und Getränke so vor, dass Kaffee und warme Speisen auch nach dem Programm verfügbar bleiben. Getränke sollten spätestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn gekühlt werden; stelle für Senioren ausreichend Sitzplätze und einen gut erreichbaren Kleiderständer bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sinterklaus-Feier für Senioren planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Buchung von Sinterklaas und Piet. Einladungen sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genug Zeit für Rückmeldungen bleibt.
Wie viele Geschenke braucht man für eine Sinterklaus-Feier?
Bestelle ein Geschenk pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Reservegeschenke. So kannst du Nachmeldungen und beschädigte oder falsch beschriftete Päckchen auffangen.
Wann soll das Menü für Senioren feststehen?
Lege Menü und Allergene spätestens 3 Wochen vor der Feier fest, sobald die meisten Anmeldungen vorliegen. Zwei bis drei Tage vorher solltest du die Mengen anhand der finalen Teilnehmerzahl kontrollieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau im Saal?
Plane für einen Saal mit Tischen, Stühlen, Buffet, Dekoration und Tontechnik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Hole den Schlüssel früh genug ab, lüfte den Raum und teste Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einlass.

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