Checklist pour organiser une Fête de la musique
Une Fête de la musique réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les invités, puis la musique, le matériel et le buffet. Prévoyez du temps pour traiter les inscriptions, recueillir les allergies et confirmer les réservations. Le jour même, gardez une marge pour tester le son, installer les tables et refroidir les boissons. Cette checklist rassemble les 47 tâches et 34 articles nécessaires pour suivre l’organisation sans revenir en arrière.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Tenir à jour les coordonnées des invités
Recueillir les préférences musicales
Composer la playlist
Sauvegarder les fichiers musicaux hors ligne
Tester le matériel sonore
2 personnes
Confirmer les réservations
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les gâteaux et les desserts
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Réapprovisionner les articles de toilette
Installer les poubelles
Installer la table d’accueil
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Prendre les vestes
Lancer la musique
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Changer la musique
Rassembler les déchets
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel audio
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 50
- Tables de buffetqté 2
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Verres à vinqté 40
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 10
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphoneqté 2
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 3
- Tire-bouchonsqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes LEDqté 4
Décoration
- Bannière de fêteqté 2
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 6
- Pompe à ballonsqté 2
Cuisine
- Machine à café
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Thermosqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balaiqté 2
- Kit de lavage
- Chiffons de nettoyageqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et confirmez-le au moins 3 à 4 semaines avant la fête. Vérifiez aussi l’accès aux prises électriques et l’espace disponible pour dégager une piste de danse.
- Envoyez les invitations 2 à 3 semaines à l’avance, puis fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour les coordonnées et les besoins alimentaires.
- Préparez la musique 3 jours avant : rassemblez les préférences, composez la playlist et sauvegardez les fichiers hors ligne sur l’ordinateur portable. Ne comptez pas uniquement sur une connexion internet le soir même.
- Testez les haut-parleurs, la table de mixage, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant. Faites un essai complet avec l’éclairage pour repérer un câble trop court ou une prise manquante.
- Installez le buffet, la table d’accueil, les poubelles et les articles de toilette avant l’arrivée des invités, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance. Refroidissez les boissons pendant que les tables, les chaises et la piste de danse sont mises en place.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser une Fête de la musique ?
- Commencez environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, envoyez les invitations, puis gardez les 3 derniers jours pour les achats, la playlist et les confirmations.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une Fête de la musique ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, la sonorisation, l’éclairage et la décoration. Ajoutez 30 minutes si le matériel audio doit être monté ou testé pour la première fois.
- Quand confirmer le nombre d’invités et les besoins alimentaires ?
- Demandez les réponses au plus tard 5 à 7 jours avant la fête. Confirmez ensuite le nombre final, les allergies et les préférences alimentaires avant de faire les courses et de préparer les desserts.
- Comment éviter une panne de musique pendant la soirée ?
- Testez tout le système sonore 24 heures avant et sauvegardez la playlist hors ligne au moins 3 jours à l’avance. Gardez aussi l’ordinateur portable chargé et prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !