Organiser une fête de la faculté sans rien oublier

Une fête de la faculté demande plus qu’une date et quelques boissons. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, réserver le mobilier et le matériel, puis préparer les animations et l’accès au lieu. Cette checklist regroupe les étapes à prévoir avant, pendant et juste après l’événement. Elle t’aide aussi à éviter les oublis fréquents : badges nominatifs, boissons à rafraîchir, poubelles, vaisselle et plan d’installation des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Effectuer la réservation du mobilier
Faire une réservation de matériel
Composer la playlist
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Sélectionner des jeux
2 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Acheter des prix pour les jeux
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas longue conservation
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Nettoyer le sol et les tables
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Monter le bar à boissons
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades et les dips
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Équiper le buffet de petites assiettes
2 personnes
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Briefer l’équipe du bar
2 personnes

Événement

Annoncer le programme
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Lancer la musique
Animer le quiz
2 personnes
Animer les jeux
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Gérer le mur photo
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Annoncer le départ
Raccompagner les invités
4 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le mobilier
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Trier les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8
Glacièresqté 6
Parasolsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Chemins de tableqté 12
Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Compositions floralesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 6
Ordinateur portable de musique
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Grilles de refroidissementqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Seaux à glaceqté 4
Pelles à glaceqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Pinces à déchetsqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu suffisamment tôt pour pouvoir réserver les tables, les chaises, les tables de buffet et le matériel avant l’envoi des invitations. Prévois aussi une solution d’accès avec les clés et les horaires d’ouverture.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite claire, idéalement 7 à 10 jours avant la fête. Utilise ensuite la liste définitive des invités pour ajuster les achats, les badges et la disposition des places.
Prépare le programme, la playlist, le quiz et les jeux avant la dernière semaine. Les prix, les questions imprimées et les accessoires photo sont souvent oubliés lorsque les animations sont décidées le jour même.
Achète les boissons et les produits frais après avoir vérifié les prévisions météo et la liste des courses. Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et prévois des glacières si l’événement se déroule en extérieur.
Réserve un créneau d’installation d’au moins 2 heures. Commence par inspecter et nettoyer le lieu, puis installe les tables, les chaises et le buffet avant de poser la vaisselle, les nappes, les poubelles et les décorations.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de la faculté ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la fête, avec une date limite de réponse fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer une fête de la faculté ?: Prévois au moins 2 heures pour une installation complète, davantage si le mobilier doit être livré ou si tu montes une arche de ballons. Garde 30 minutes supplémentaires pour les imprévus et l’inspection finale.
Quand acheter les boissons et les encas ?: Fais les courses 1 à 3 jours avant la fête pour les produits courants. Achète les produits frais le jour précédent et stocke les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités.
Que faut-il prévoir pour les invités à une fête de la faculté ?: Prépare les badges nominatifs, la vaisselle, les couverts, les verres, les carafes, les serviettes, les poubelles et un espace vestiaire. Vérifie la liste définitive des invités au plus tard 2 jours avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.