Fakultätsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Fakultätsfeier braucht früh klare Zuständigkeiten und kurz vor dem Termin einen festen Ablauf. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Raum, Mobiliar, Technik, Programm und Einkauf. Plane am Veranstaltungstag genug Zeit für Reinigung, Aufbau, gekühlte Getränke und das Buffet ein. Die Checkliste bündelt 78 Aufgaben und 65 benötigte Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Gästeliste erstellen
Möbel reservieren
Geräte reservieren
Musikplaylist zusammenstellen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Spiele auswählen
2 Personen
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
Preise für Spiele kaufen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Haltbare Snacks bereitstellen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Boden und Tische reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränkebar aufbauen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Eingang ausschildern
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Salate und Dips zubereiten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Buffet mit Tellern ausstatten
2 Personen
Allergenetiketten anbringen
2 Personen
Begrüßungsteam einweisen
2 Personen
Barteam briefen
2 Personen

Event

Programm ankündigen
Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Musik starten
Quiz moderieren
2 Personen
Spiele betreuen
4 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Warme Snacks servieren
4 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Fotowand verwalten
Mülleimer leeren
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
Abschied ankündigen
Gäste verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Speisen und Getränke sicher verstauen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Möbel zurückgeben
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Reste sortieren
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
KaraffenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
WimpelAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 8
Fotowand
FotopropsAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 6
TeelichthalterAnz. 20

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
Musiklaptop
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
KühlrosteAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 4
EiskübelAnz. 4
EislöffelAnz. 2

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
AbfallgreiferAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug, damit du vor dem Einkauf eine endgültige Gästeliste erstellen kannst. Berücksichtige dabei ausdrücklich Ernährungswünsche und nicht nur die Zahl der Zusagen.
Prüfe Möbel, Geräte, Schlüssel und Zugang nicht erst am Veranstaltungstag. Eine kurze Kontrolle einige Tage vorher verhindert, dass Tische, Stühle oder Technik trotz Reservierung fehlen.
Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 2 Stunden ein. Tische, Stühle, Buffetflächen, Abfallbehälter und Kleiderständer stehen schneller bereit, wenn der Raum vorher gereinigt und inspiziert wurde.
Kühle Getränke rechtzeitig und stelle haltbare Snacks getrennt vom Buffet bereit. Karaffen, Gläser und Servierbesteck werden häufig vergessen, obwohl das Essen bereits organisiert ist.
Lege Programm, Zeitplan, Musik, Spiele und Quizfragen vor dem Aufbau fest. Namensschilder und Preise für Spiele sollten spätestens am Vortag vollständig vorbereitet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fakultätsfeier organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vor der Feier sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Reservierungen geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fakultätsfeier?: Plane mindestens 2 Stunden für Reinigung, Möbel, Buffet, Dekoration und Technik ein. Bei vielen Tischen, einer Fotowand oder einem umfangreichen Programm sind 3 Stunden realistischer.
Wann sollte die endgültige Gästeliste feststehen?: Lege die endgültige Gästeliste etwa 7 Tage vor der Feier fest. Dann kannst du Einkaufsmengen, Sitzplätze, Namensschilder und besondere Ernährungswünsche zuverlässig vorbereiten.
Was muss man bei einer Fakultätsfeier am Vortag erledigen?: Bereite Namensschilder, Quizfragen, Spielepreise, Playlist und haltbare Snacks am Vortag vor. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Schlüssel, Zugang und ob Getränke gekühlt werden können.

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