Schulfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulfest läuft erst dann entspannt, wenn Programm, Helfer, Verpflegung und Zugang frühzeitig zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ort, Budget und Eintritt fest, bevor du Einladungen verschickst oder Reservierungen vornimmst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen zählen praktische Details: Getränke kühlen, Technik testen, Wegweiser drucken, Wechselgeld vorbereiten und den Zugang zur Location klären.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Festprogramm festlegen
3 Personen
Budget und Eintritt festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm mit der Schule teilen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
2 Personen
Spielaktivitäten vorbereiten
3 Personen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Etiketten und Wegweiser erstellen
2 Personen
Anwesenheitsliste drucken
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Kontaktliste der Freiwilligen ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Schlüssel und Zugang organisieren
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Getränkestation einrichten
2 Personen
Spielstationen aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
Tonanlage aufstellen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Brötchen und Belag bereitstellen
3 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Einlass registrieren
2 Personen
Programm vorstellen
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Auftritte ankündigen
Auftritte betreuen
3 Personen
Warmes Essen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische zwischendurch aufräumen
3 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Müll zwischendurch leeren
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Getränke sicher verstauen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Spielmaterial sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Fundsachen melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2
TerrassenbänkeAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
TablettsAnz. 10
ThermoskannenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Köche-SchürzenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenpapierrollenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 4
GirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
KonfettiAnz. 10
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
NamensschilderAnz. 180
Fotowand-Stoff

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Sportmaterial

KegelAnz. 30
SoftbälleAnz. 12
ReifenAnz. 8
SpringseileAnz. 8
Tauziehseil
SpielkartenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8
WarnschilderAnz. 6

Papierwaren

AnmeldeformulareAnz. 200
ProgrammhefteAnz. 200
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
A4-PapierAnz. 500
HaftnotizenAnz. 6
PreislisteAnz. 8
WertungsbögenAnz. 50
ArmbänderAnz. 200
KassenbonhefteAnz. 4

Tipps

Plane die Helfer nicht nur für das Fest selbst ein: Teile Personen für Aufbau, Buffet, Kasse, Spiele, Technik und Abbau ein und drucke die Kontaktliste spätestens am Vortag aus.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und kennzeichne Speisen sichtbar. Für das Buffet brauchst du neben Tellern und Besteck auch Servierschalen, Servierlöffel und Servierzangen.
Kühle Getränke erst kurz vor dem Fest, aber stelle haltbare Vorräte, Becher und Thermoskannen schon am Vortag bereit. So blockierst du am Veranstaltungstag nicht die gesamte Küche.
Teste Musik, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und sonstige Technik mindestens 24 Stunden vorher. Ein fehlendes Kabel oder eine ungeeignete Steckdose lässt sich dann noch ersetzen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege fest, wer bei Regen Möbel, Spielaktivitäten und Wegweiser umstellt. Schlüssel, Zugang und das Öffnen der Location sollten ebenfalls namentlich zugeteilt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulfest organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Programm. Einladungen sollten nach der Abstimmung mit der Schule und der Klärung der Reservierungen verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht man für ein Schulfest?: Plane für jede gleichzeitig besetzte Aufgabe mindestens 2 Personen ein, zum Beispiel für Kasse, Buffet, Spiele und Technik. Zusätzlich brauchst du Helfer für Aufbau und Abbau; teile die Schichten spätestens 1 bis 2 Wochen vorher ein.
Was muss man für das Buffet beim Schulfest vorbereiten?: Neben Speisen gehören Teller, Dessertteller, Gläser, Besteck, Servierschalen und Zangen auf die Vorbereitungsliste. Kühlboxen, Eiswürfelbehälter und Warmhaltebehälter sollten am Festtag vor Beginn bereitstehen.
Wann sollte man die Technik für das Schulfest testen?: Teste Musik, Lautsprecher und Kaffeemaschinen mindestens 24 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Verlängerungen und die Lautstärke am vorgesehenen Standort.

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