Checklist pour organiser une fête d’association
Une fête d’association demande surtout de bien enchaîner les décisions : date et lieu, invitations, inscriptions, repas, boissons, puis installation. Cette checklist vous aide à suivre les 43 tâches du plan sans attendre la dernière semaine pour tout régler. Le nombre final d’invités sert notamment à confirmer les réservations, les quantités et les besoins alimentaires. Gardez aussi un temps séparé pour préparer la salle, le buffet, le bar, la musique et la table d’information.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Composer le menu et la carte des boissons
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les courses non périssables
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Installer la table d’information
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle et les verres
3 personnes
Encadrer la musique et les activités
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Ranger le lieu
5 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et sécher le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les décorations et les déchets
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Tentes de réceptionqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 80
- Verres à vinqté 50
- Couvertsqté 60
- Louchesqté 10
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Casserolesqté 4
- Plats à gratinqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Pains de glaceqté 20
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Nappesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Badges nominatifsqté 60
- Décorations de tableqté 12
- Ruban adhésifqté 4
- Cordeqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 10
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez une date et un lieu au moins 6 à 8 semaines avant la fête, puis envoyez les invitations dès que les informations pratiques sont prêtes. Demandez une date limite d’inscription, par exemple 10 jours avant l’événement.
- Arrêtez le nombre final d’invités 5 à 7 jours avant la fête. À ce moment-là, confirmez les réservations, les repas spéciaux, les quantités de vaisselle et les boissons à refroidir.
- Prévoyez les livraisons et les courses au plus tard 2 jours avant l’événement pour les produits non périssables. Gardez les glacières et les pains de glace disponibles pour les boissons qui doivent rester froides.
- Réservez au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour ouvrir et nettoyer le lieu, installer les tables et les chaises, monter le buffet, aménager le bar et suspendre la décoration.
- Testez la musique, les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Mettez les repas spéciaux de côté et identifiez-les clairement afin qu’ils ne soient pas servis par erreur.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une fête d’association ?
- Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant la fête afin de pouvoir confirmer les réservations et le nombre de repas.
- Quand arrêter le nombre d’invités ?
- Arrêtez le nombre final 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors ajuster le menu, la carte des boissons, les besoins alimentaires et la quantité de vaisselle.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au minimum 3 heures avant l’arrivée des invités. Ce créneau couvre le nettoyage, les tables et les chaises, le buffet, le bar, l’éclairage, la musique et la table d’information.
- Quand faire les courses pour une fête d’association ?
- Achetez les produits non périssables 1 à 2 jours avant la fête. Les boissons peuvent être refroidies la veille, tandis que les en-cas, le café et le thé se préparent le jour même selon l’horaire d’ouverture.
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