LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Vereinsfest organisieren: die komplette Checkliste

Ein Vereinsfest gelingt leichter, wenn Zusagen, Verpflegung und Aufbau in der richtigen Reihenfolge geklärt sind. Lege zuerst Datum und Ort fest, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Sobald die endgültige Gästezahl steht, kannst du Essen, Getränke, Geschirr und Sitzplätze passend planen. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Reinigung, Buffet, Bar, Beleuchtung, Musik und den Infotisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

    2 Personen

  • Speise- und Getränkekarte zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel bereitlegen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten separat bereitstellen

    2 Personen

  • Infotisch aufbauen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abräumen

    3 Personen

  • Musik und Aktivitäten betreuen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen und trocknen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dekoration und Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • PartyzelteAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 10
  • ServierplattenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • PfannenAnz. 4
  • AuflaufformenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 60
  • TischdekorationenAnz. 12
  • KlebebandAnz. 4
  • SeilAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Setze einen festen Termin für Rückmeldungen, etwa 10 bis 14 Tage vor dem Vereinsfest. Erst danach lässt sich die endgültige Gästezahl zuverlässig an Küche, Getränkelieferung und Reservierungen weitergeben.
  • Plane Getränke nicht erst beim Aufbau ein: Stelle Kühlboxen und Kühlelemente bereit und beginne mit dem Kühlen so früh, dass alle Flaschen und Dosen zum Einlass kalt sind.
  • Prüfe Geschirr und Serviermaterial vor dem Einkauf. Für Buffet und Kaffee brauchst du neben Dinner- und Desserttellern auch Servierplatten, Servierlöffel, Kaffeetassen und ausreichend Bestecksets.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon, Beleuchtung und Verlängerungskabel vor dem Öffnen der Location. Ein kurzer Funktionstest am selben Tag lässt sich meist in 15 Minuten erledigen und verhindert Suche nach fehlenden Kabeln.
  • Stelle Diätmahlzeiten separat bereit und kennzeichne sie deutlich. So werden erfasste Ernährungswünsche nicht versehentlich mit dem normalen Buffet vermischt; Kaffee, Tee und haltbare Lebensmittel kannst du parallel griffbereit vorbereiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Vereinsfest planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Zwei Wochen vor dem Fest sollten Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Reservierungen weitgehend abgeschlossen sein.
Wie viele Getränke braucht man für ein Vereinsfest?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser sowie ausreichend Kühlmöglichkeiten ein, damit die Getränke nicht warm ausgegeben werden.
Wann soll die endgültige Gästezahl feststehen?
Lege sie spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Vereinsfest fest. Dieser Termin gibt dir noch genug Zeit, Speise- und Getränkemengen, Sitzplätze, Geschirr und Sonderkost anzupassen.
Was muss am Tag des Vereinsfests zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst, reinige den Raum und stelle anschließend Tische und Stühle auf. Danach folgen Buffet, Bar, Dekoration und Technik; plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!