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Checklist pour organiser une fête d’association

Une fête d’association demande plus qu’un buffet et quelques tables. Il faut confirmer la date et le lieu, suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et fixer le nombre final d’invités avant de réserver et d’acheter. Cette checklist rassemble 60 tâches et 43 fournitures, de la préparation des invitations à l’ouverture de la salle. Utilisez-la pour répartir le travail et garder les dernières heures réservées à l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Relancer les inscriptions par téléphone

    2 personnes

  • Définir le nombre final d’invités

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Composer la playlist musicale

  • Imprimer le programme et le règlement du jeu

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses pour les produits non périssables

    2 personnes

  • Faire les courses de produits frais

    2 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Vérifier la vaisselle et le matériel

    2 personnes

  • Libérer la chambre froide

    2 personnes

  • Préparer la décoration

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les espaces

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Aménager le buffet et le bar

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer les plats du buffet

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Mettre en place le comptoir d’accueil

    2 personnes

Événement

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Distribuer les étiquettes nominatives

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Animer le tour de jeu

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Servir le buffet

    4 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Servir le café et le dessert

    3 personnes

  • Assurer la musique et la danse

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

  • Évacuer les déchets au fur et à mesure

  • Annoncer le dernier tour

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Conserver les restes alimentaires en toute sécurité

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    4 personnes

  • Démonter le bar et le buffet

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

  • Nettoyer le linge

  • Rendre les objets empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 60
  • Tables de buffetqté 3
  • Tabourets de barqté 6
  • Porte-manteauxqté 2
  • Poubellesqté 4

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 60
  • Assiettes à dessertqté 60
  • Tasses à caféqté 60
  • Verres à eauqté 60
  • Verres à vinqté 50
  • Couvertsqté 60

Cuisine

  • Plateaux de serviceqté 12
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Pinces de serviceqté 6
  • Carafesqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Verres doseursqté 2

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 2
  • Rallonges électriquesqté 3
  • Multiprisesqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Ballonsqté 100
  • Nappesqté 8
  • Badges nominatifsqté 60
  • Étiquettes nominativesqté 60
  • Cartes de menuqté 8
  • Vasesqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 4
  • Lampes LEDqté 12

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balaisqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes par téléphone, de confirmer les besoins alimentaires et d’arrêter le nombre final d’invités.
  • Faites les achats en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis les produits frais la veille ou le jour même. Vérifiez aussi que la chambre froide est libérée avant leur arrivée.
  • Comptez les places avant d’installer la salle : prévoyez une table de buffet séparée, des porte-manteaux et des poubelles accessibles. Cela évite de déplacer les tables et les chaises lorsque les invités arrivent.
  • Testez le son avant l’ouverture, notamment les haut-parleurs, les microphones, la table de mixage, les rallonges et les multiprises. Gardez les câbles hors des passages et prévoyez un point café avec machines, bouilloires et thermos.
  • Préparez la mise en place le jour même avec une marge d’au moins 2 heures. Les boissons doivent être au frais, les plateaux et ustensiles de service sortis, et les espaces vérifiés avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’association ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant la fête afin de pouvoir relancer les inscrits et finaliser les réservations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête d’association ?
Prévoyez au moins 2 heures pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, aménager le buffet et le bar, puis préparer les boissons et les en-cas. Ajoutez 30 minutes si le matériel audio ou la décoration sont importants.
Quand faire les courses pour une fête d’association ?
Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les produits frais la veille ou le jour même. Faites la liste définitive après avoir confirmé le nombre final d’invités et leurs besoins alimentaires.
Combien de vaisselle prévoir par invité ?
Prévoyez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, les couverts et une tasse à café par personne. Ajoutez 10 % de réserve, soit 11 pièces pour 10 invités, pour couvrir la casse et les oublis.

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