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Vereinsfest organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Vereinsfest steht und fällt mit rechtzeitiger Abstimmung: Datum und Ort müssen feststehen, bevor Einladungen rausgehen. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl, damit Reservierungen und Einkauf passen. Plane außerdem genug Zeit für Kühlung, Buffet, Kaffee, Musik und den Aufbau der Räume ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zu den letzten Handgriffen am Festtag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen nachfassen

    2 Personen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Programm und Spielregeln drucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Geschirr und Material prüfen

    2 Personen

  • Kühlraum freimachen

    2 Personen

  • Dekoration vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Buffetgerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Spielrunde betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Dessert servieren

    3 Personen

  • Musik und Tanz organisieren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Abfall zwischendurch entfernen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Bar und Buffet abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

  • Wäsche reinigen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 60

Küche

  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaraffenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • NamensaufkleberAnz. 60
  • SpeisekartenAnz. 8
  • VasenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens eine Woche vor dem Vereinsfest fest. So kannst du Sitzplätze, Geschirr, Getränke und frische Lebensmittel passend einplanen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage fehlende Rückmeldungen nach 3 bis 5 Tagen nach. Ernährungswünsche solltest du vor dem Einkauf gesammelt vorliegen haben.
  • Prüfe 2 bis 3 Tage vorher, ob Tische, Stühle, Buffetische, Geschirr und Serviermaterial vollständig und einsatzbereit sind. Fehlende Materialien lassen sich dann noch abholen oder ersetzen.
  • Richte am Festtag zuerst Räume, Tische und Stühle ein und baue danach Buffet, Bar und Kaffeebereich auf. Getränke gehören frühzeitig in Kühlraum oder Kühlboxen, damit sie zum Beginn kalt sind.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Lege Playlist, Programm und Spielregeln ebenfalls vorher bereit, statt sie während des Festes zusammenzusuchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Vereinsfest planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die endgültige Gästezahl sollte etwa 7 Tage vor dem Fest feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Vereinsfest verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist, die etwa 10 bis 14 Tage vor dem Vereinsfest endet.
Wie viele Getränke braucht man für ein Vereinsfest?
Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich jederzeit verfügbar sein; die genaue Menge hängt von Dauer, Wetter und Bewirtung ab.
Was muss am Tag des Vereinsfests zuerst aufgebaut werden?
Öffne die Location zuerst und kontrolliere Räume, Strom und Kühlmöglichkeiten. Danach stellst du Tische und Stühle auf, richtest Buffet und Bar ein und bereitest zuletzt Kaffee, Snacks und Technik für den Empfang vor.

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