Checklist pour organiser un Festival du chat

Un Festival du chat demande plus qu’un programme et quelques stands. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations et les exigences de bien-être animal, puis organiser les inscriptions, les exposants et les espaces pour les chats. Cette checklist rassemble 81 tâches et 50 fournitures pour avancer dans le bon ordre. Elle vous aide aussi à ne pas oublier le vétérinaire d’urgence, les certificats de vaccination, les bacs à litière et les besoins précis des bénévoles et des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier le permis d’événement
Vérifier les exigences de bien-être animal
Prévoir un vétérinaire d’urgence
Établir le programme
2 personnes
Sélectionner les activités pour chats
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les enregistrements des chats
2 personnes
Demander les certificats de vaccination
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le matériel
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Créer le plan
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les bacs à litière
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Délimiter les zones pour chats
4 personnes
Aménager l’espace de repos pour chats
3 personnes
Installer des bacs à litière
2 personnes
Installer les points d’eau
2 personnes
Installer les zones de jeu
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner la nourriture pour chats
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Cocher les inscriptions
3 personnes
Accueillir les chats en toute sécurité
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Animer la présentation des chats
2 personnes
Animer le quiz sur les chats
2 personnes
Animer la chasse au trésor des chats
3 personnes
S’occuper des chats
3 personnes
Vider les bacs à litière
2 personnes
Vérifier l’eau potable
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Surveiller les zones des chats
3 personnes
Annoncer le programme final
Faire partir les chats en toute sécurité
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel pour chats
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les litières
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Ranger le stock restant
2 personnes
Informer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Canapés de salonqté 4
Cages pour chatsqté 12
Panneaux d’enclos pour chatsqté 24
Poteaux de délimitationqté 20
Couverturesqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Petits bolsqté 30
Planches de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Cuisine

Bols pour chatsqté 24
Bacs à eauqté 24
Pelles à nourritureqté 6
Sacs isothermesqté 4

Décoration

Guirlandes de chatsqté 8
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10

Matériel de sport

Tunnels pour chatsqté 8
Griffoirsqté 8
Jouets pour chatsqté 30
Puzzles distributeurs de nourritureqté 8
Tapis de jeuqté 8

Nettoyage

Bacs à litièreqté 18
Poubellesqté 10
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Gants de nettoyageqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Porte-sachets à crottesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations : vérifiez le permis d’événement et les règles de bien-être animal avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez aussi un vétérinaire d’urgence et notez clairement la procédure à suivre.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini le programme et les activités pour chats. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les documents nécessaires pour chaque animal.
Réservez séparément le mobilier et le matériel technique. Pour les espaces chats, contrôlez les cages, les panneaux d’enclos, les bols, les bacs à eau, les couvertures et le matériel de jeu avant le jour du festival.
Faites le plan des emplacements dès que les inscriptions sont traitées. Gardez des passages dégagés entre les tentes, les tables, les zones d’exposition et les espaces réservés aux chats, puis transmettez le plan aux exposants et aux bénévoles.
Terminez par une vérification sur place et une relecture des consignes de sécurité. Contrôlez les rallonges, multiprises, batteries externes, haut-parleurs, microphone, bacs à litière et prévisions météo au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un Festival du chat ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Les autorisations, les exigences liées au bien-être animal, le lieu, le vétérinaire, les exposants et le catering doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quels documents demander pour inscrire un chat ?: Demandez l’enregistrement du chat et un certificat de vaccination à jour, selon les exigences applicables à votre événement. Vérifiez les documents dès l’inscription et relancez les dossiers incomplets au moins 2 semaines avant le festival.
Quand faut-il établir le plan des emplacements ?: Faites une première version dès que les inscriptions sont ouvertes, puis finalisez-la après le traitement des inscriptions. Envoyez le plan définitif aux exposants et aux bénévoles au moins 5 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des chats sur place ?: Prévoyez des cages ou des enclos adaptés, des bols, de l’eau, des bacs à litière, des couvertures et une zone calme. Les consignes de sécurité, les contacts d’urgence et la procédure avec le vétérinaire doivent être disponibles avant l’ouverture au public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.