Checklist pour organiser un festival de théâtre de rue

Un festival de théâtre de rue se prépare sur plusieurs sites, avec des artistes, du public et des contraintes de circulation. Commencez par fixer la date et les lieux, puis obtenez les autorisations avant d’engager les artistes et de publier le programme. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, réserver le matériel et baliser les espaces. Cette checklist rassemble les 78 tâches et 71 équipements à prévoir, de la première décision au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Sélectionner les lieux dans la rue
2 personnes
Demander les autorisations
Contacter les artistes
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Aménager les espaces de jeux
2 personnes
Élaborer les itinéraires du public
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Envoyer les informations sur les artistes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le festival en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Commander les imprimés
Réserver le matériel de location
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la confirmation des artistes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les imprimés
2 personnes
Préparer les dossiers des artistes
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Installer les barrières de circulation
3 personnes
Marquer les aires de jeu
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les points d'information
2 personnes
Tester la technique sur chaque lieu de représentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir les points d’information
4 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Communiquer les changements de programme
Accompagner les artistes jusqu’au lieu de représentation
2 personnes
Réserver les espaces de jeu
4 personnes
Annoncer les spectacles
Gérer les flux de public
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ranger les espaces de jeu
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre en œuvre les mesures en cas de mauvais temps
4 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier numéro
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Conserver les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Enceintes sur batterieqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Tables de mixageqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries rechargeablesqté 12
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Lampes de pocheqté 8
Chariots à mainqté 3
Barrières de circulationqté 24
Cônes de signalisationqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Éléments de podium

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pieds de lampeqté 6
Passe-câblesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de festivalqté 30
Arches de ballonsqté 4
Panneaux indicateursqté 16
Pinces de programmeqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Ruban de balisageqté 6
Piquets de solqté 40
Sangles d'arrimageqté 16
Poids pour les tentesqté 16
Craie de trottoirqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Gobelets à caféqté 250
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Pains de glaceqté 30
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balayette et pelleqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de désinfectantqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de sécuritéqté 12
Bandages tubulairesqté 4
Couvertures chauffantesqté 6
Extincteursqté 4
Couvertures de survieqté 6

Catering

Courses

Conseils

Demandez les autorisations et les mesures de circulation dès que les lieux sont choisis : comptez plusieurs semaines de délai, surtout si plusieurs rues sont concernées.
Établissez les itinéraires du public en même temps que le plan de sécurité. Prévoyez une signalétique visible, des passe-câbles et des talkies-walkies pour relier les équipes sur les différents sites.
Confirmez les artistes au plus tard la semaine précédant le festival et envoyez-leur les horaires, accès, besoins techniques et informations de stationnement. Une confirmation tardive peut désorganiser tout le programme.
Réservez tôt les tentes, tables, chaises, sonorisation et éclairage. Vérifiez ensuite chaque enceinte, microphone, rallonge et batterie avant le montage, plutôt que le jour de l’ouverture.
Consultez les prévisions météo à 7 jours puis à 48 heures. Préparez une décision claire pour les espaces, les équipements électriques et les parcours si la pluie ou le vent modifie les conditions de représentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre de rue ?: Prévoyez au minimum 3 à 6 mois pour choisir les lieux, obtenir les autorisations, engager les artistes et organiser la circulation. Ajoutez une dernière semaine dédiée aux confirmations, aux achats et aux vérifications.
Quand demander les autorisations pour un festival de théâtre de rue ?: Déposez les demandes dès que la date et les rues sont définies, idéalement plusieurs mois avant l’événement. Les fermetures de circulation et l’occupation de l’espace public peuvent nécessiter des validations distinctes.
Quand réserver le matériel pour un festival de théâtre de rue ?: Réservez les tentes, tables, chaises, sonorisation et éclairage au moins 4 à 8 semaines avant le festival. Faites un inventaire complet 7 jours avant le montage et contrôlez les batteries, câbles et microphones.
Que vérifier la veille d’un festival de théâtre de rue ?: Vérifiez les prévisions météo, le plan de sécurité, les itinéraires, la signalétique, les trousses de premiers secours et les confirmations des artistes. Regroupez aussi les imprimés et le matériel par lieu afin de réduire les oublis au montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.