Checklist para organizar un festival de teatro callejero
Organizar un festival de teatro callejero exige coordinar artistas, espacios públicos, recorridos y equipos técnicos sin perder de vista la seguridad. Empieza fijando la fecha y las ubicaciones, y tramita los permisos y las medidas de tráfico antes de anunciar el programa. Después podrás cerrar contrataciones, reservas, inscripciones y materiales. Esta checklist reúne 78 tareas y 71 elementos para preparar el festival paso a paso, desde la planificación inicial hasta el montaje y la comprobación final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha del festival
2 personas
Seleccionar ubicaciones en la calle
2 personas
Solicitar permisos
Contactar con los artistas
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Organizar las zonas de juego
2 personas
Desarrollar las rutas del público
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
Enviar la información de los artistas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el festival en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Encargar material impreso
Reservar material de alquiler
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la confirmación de los artistas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar los impresos
2 personas
Preparar las carpetas de los artistas
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Preparar las vallas de tráfico
3 personas
Marcar las áreas de juego
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar puntos de información
2 personas
Probar la tecnología en cada estación de juego
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar los camerinos
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Atender los puntos de información
4 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Comunicar los cambios del programa
Acompañar a los artistas al escenario
2 personas
Mantener libres las zonas de juego
4 personas
Anunciar las actuaciones
Guiar los flujos de público
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger las áreas de juego
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Aplicar medidas por mal tiempo
4 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última actuación
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Cerrar catering
3 personas
Seguimiento
Apagar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar las vallas de tráfico
3 personas
Empacar el equipo
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar los restos de comida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 8
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 4
Equipo
- Altavoces con bateríacant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesas de mezclascant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Baterías recargablescant. 12
- Baterías externascant. 6
- Walkie-talkiescant. 10
- Megáfonoscant. 2
- Linternascant. 8
- Carritos de manocant. 3
- Vallas de tráficocant. 24
- Conos de tráficocant. 20
- Chalecos reflectantescant. 12
- Piezas de escenario
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LED de montajecant. 6
- Soportes para lámparascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas del festivalcant. 30
- Arcos de globoscant. 4
- Carteles direccionalescant. 16
- Pinzas para el programacant. 8
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
- Cinta de balizamientocant. 6
- Estacas de suelocant. 40
- Correas de amarrecant. 16
- Pesos para tiendascant. 16
- Tiza para aceracant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 600
- Tazas de cafécant. 250
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Termoscant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Cajas de hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Bandejas de comidacant. 20
- Acumuladores de fríocant. 30
- Bandejas de serviciocant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Recogedor y escobacant. 6
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de desinfectantecant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Guantes de seguridadcant. 12
- Vendas elásticascant. 4
- Mantas térmicascant. 6
- Extintorescant. 4
- Mantas de emergenciacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita los permisos y las medidas de tráfico con varias semanas de margen: las calles, rutas del público y zonas de juego deben estar aprobadas antes de publicar el programa.
- Confirma por escrito a cada artista el horario, el punto de actuación, las necesidades técnicas y la hora de llegada. Hazlo al menos 7 días antes del festival para evitar cambios de última hora.
- Diseña los recorridos del público antes de colocar carteles, vallas o zonas de juego. Comprueba que las rutas no bloqueen accesos, salidas ni el paso de los servicios de emergencia.
- Prueba el sonido, los micrófonos inalámbricos, las baterías y los walkie-talkies durante el montaje. Lleva baterías recargables, baterías externas y alargadores de repuesto porque en la calle no siempre hay tomas cercanas.
- Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a comprobarla la mañana del festival. Deja preparados los elementos de señalización, las carpas y el material de primeros auxilios para poder reaccionar rápidamente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro callejero?
- Empieza la planificación al menos 8-12 semanas antes. Los permisos, las medidas de tráfico y la contratación de artistas deben resolverse antes de cerrar y difundir el programa.
- ¿Cuándo hay que solicitar los permisos para un festival de teatro callejero?
- Solicítalos entre 6 y 8 semanas antes de la fecha prevista, o tan pronto como la administración local lo exija. No publiques las ubicaciones definitivas hasta confirmar las autorizaciones.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior al festival?
- Revisa el programa, las rutas del público, la previsión meteorológica, los suministros de primeros auxilios y todo el equipo de sonido e iluminación. Haz una comprobación completa entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Cuántos equipos de comunicación hacen falta para un festival callejero?
- Prepara al menos un walkie-talkie por cada responsable de zona y uno adicional para coordinación. Para un festival con 4 zonas, calcula 5 unidades y comprueba sus baterías antes del montaje.
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