Checklist voor een straattheaterfestival organiseren
Een straattheaterfestival vraagt om meer dan artiesten en een programma. Je regelt tegelijk straatlocaties, vergunningen, verkeersmaatregelen, speelplekken en veilige publieksroutes. Reserveer techniek en verhuurmaterialen ruim voordat de festivaldag nadert en leg artiesteninformatie schriftelijk vast. In de laatste week controleer je onder meer het weer, de EHBO-middelen, drukwerk, accu’s en bewegwijzering. Met deze checklist houd je de volgorde van voorbereiding overzichtelijk.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Begin minimaal 12 weken vooraf met de datum, straatlocaties en vergunningen. Verkeersmaatregelen en veiligheidsplannen kunnen extra afstemming vragen, dus wacht daar niet mee tot het programma definitief is.
- Leg speelplekken en publieksroutes vast zodra de artiesten zijn gecontracteerd. Controleer per plek de zichtlijnen, doorgang en ruimte voor afzetlint, pijlborden en kabelmatten.
- Stuur artiesteninformatie uiterlijk 2 weken voor het festival. Vermeld aankomsttijd, speelplek, contactpersoon, techniek, laad- en losafspraken en wat er bij slecht weer gebeurt.
- Test techniek en stroom vóór de festivaldag. Laad accuspeakers, microfoons en portofoons volledig op en controleer verlengkabels, stekkerdozen, mengpanelen en oplaadbare accu’s.
- Maak op de ochtend zelf één uitgiftepunt voor materialen en drukwerk. Sorteer programmaklemmen, krijtborden, vlaggen, zaklampen en EHBO-middelen per speelplek, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een straattheaterfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Plan de datum en locaties eerst, vraag daarna vergunningen en verkeersmaatregelen aan en contracteer vervolgens de artiesten.
- Wanneer vraag ik een vergunning aan voor een straattheaterfestival?
- Vraag de vergunning aan zodra datum en straatlocaties bekend zijn, idealiter minimaal 10 tot 12 weken vooraf. Voeg het programma, de publieksroutes, het veiligheidsplan en de verkeersmaatregelen toe zodra die zijn uitgewerkt.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een straattheaterfestival?
- Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw op locatie. Daarin moeten tenten, tafels, bewegwijzering, verlichting, techniek, kabelmatten en afzettingen worden geplaatst en getest.
- Wanneer controleer ik het weer voor een straattheaterfestival?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om partytenten, speelplekken, stroomvoorziening en communicatie met artiesten of bezoekers bij te sturen.