Checklist pour organiser un festival de la bière

Un festival de la bière demande surtout une bonne coordination entre les brasseries, le lieu, le matériel et l’équipe sur place. Cette checklist de 69 tâches et 60 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au stockage des fûts. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : assurance, besoins alimentaires, système de paiement, signalétique et organisation des livraisons. Prévois les vérifications finales dès la veille pour éviter les blocages le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier le permis requis
Vérifier l’assurance
Contacter les brasseries
2 personnes
Composer la sélection de bières
3 personnes
Réserver les brasseries
2 personnes
Réserver définitivement le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les livraisons avec les brasseries
2 personnes
Commander de la nourriture et des snacks
2 personnes
Réserver les verres et le mobilier
Tester le système de paiement
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer les instructions pour les bénévoles
Créer la carte des bières et la liste des prix
2 personnes
Concevoir la signalétique
Faire réaliser les imprimés
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les courses
3 personnes
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
Stocker la bière au frais
3 personnes
Vérifier les dates de péremption
2 personnes
Étiqueter les fûts et les caisses de bière
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Raccorder les installations de tirage de bière
3 personnes
Tester les installations de tirage
2 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar et les points de distribution
4 personnes
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
Accrocher les cartes bière
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Aménager les points de paiement
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
Servir la bière
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Présenter les informations sur la bière
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les verres
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Faire le tour du stock
2 personnes
Prendre les dernières commandes
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer les installations de tirage de bière
3 personnes
Stocker la bière restante
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Répartir le stock restant
2 personnes
Retourner la consigne et les emballages
2 personnes
Confirmer la remise du site

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Barsqté 3
Banquettes en caissesqté 6

Vaisselle

Verres de dégustationqté 150
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Pincesqté 10
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Tireuses à bièreqté 4
Refroidisseurs de tireuseqté 2
Raccords de fût de bièreqté 6
Bouteilles de CO2qté 3
Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caisses de caisseqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacière pour les alimentsqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Bannières du festival de la bièreqté 4
Guirlandesqté 12
Panneaux de carte des bièresqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 8

Papeterie

Jetons de bièreqté 300
Cartes des bièresqté 30
Panneaux de signalisationqté 12
Braceletsqté 150
Sets de stylosqté 4
Rouleaux de tickets de caisseqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par confirmer la date, le lieu, le permis requis et l’assurance avant de contacter les brasseries. Sans ces éléments, les réservations et les livraisons restent incertaines.
Compose la sélection de bières assez tôt, puis réserve les brasseries et planifie les livraisons avec chacune. Garde une liste précise des fûts, caisses, raccords et besoins de refroidissement.
Teste le paiement avant l’ouverture, avec chaque terminal et chaque caisse. Prépare aussi une solution de secours si une connexion ou une alimentation électrique tombe en panne.
Prévois un briefing des bénévoles avant l’arrivée du public. Répartis les postes, explique le service des tireuses, le rangement des verres et la procédure à suivre en cas de fût vide.
La veille, vérifie la météo, récupère les courses et réceptionne la bière. Stocke-la au frais, contrôle les dates de péremption et étiquette chaque fût ou caisse pour retrouver rapidement la bonne référence.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la bière ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les brasseries et commander le matériel. Ajoute une semaine pour finaliser les inscriptions, la signalétique et les besoins alimentaires.
Quand faut-il contacter les brasseries pour un festival de la bière ?: Contacte-les au moins 8 semaines avant l’événement, surtout si tu veux une sélection variée ou des volumes précis. Confirme les quantités et les horaires de livraison 10 à 14 jours avant le festival.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de la bière ?: Pour un petit festival, prévois environ 1 bénévole pour 25 à 30 participants, en plus d’une personne responsable de la coordination. Renforce l’équipe pendant l’installation, l’ouverture et le rangement.
Quand faut-il refroidir et réceptionner la bière ?: Réceptionne la bière la veille ou au moins 6 heures avant l’ouverture, selon les consignes des brasseries. Stocke immédiatement les fûts et les bouteilles au frais, puis vérifie les étiquettes et les dates avant le service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.