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Bierfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bierfestival braucht mehr als eine gute Auswahl an Sorten. Du musst früh klären, welche Genehmigungen gelten, wie viele Brauereien teilnehmen und wo Fässer, Kästen und Lebensmittel gekühlt werden. Plane außerdem Ausschank, Bezahlung, Gläser, Sitzplätze und Helfer so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur Annahme der Lieferungen und dem Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Benötigte Genehmigung prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Brauereien kontaktieren

    2 Personen

  • Bierauswahl zusammenstellen

    3 Personen

  • Brauereien reservieren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort verbindlich reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferungen mit Brauereien planen

    2 Personen

  • Essen und Snacks bestellen

    2 Personen

  • Gläser und Mobiliar reservieren

  • Zahlungssystem testen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Anweisungen für Freiwillige erstellen

  • Bierkarte und Preisliste erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkäufe abholen

    3 Personen

  • Bierlieferung annehmen

    3 Personen

  • Bier gekühlt lagern

    3 Personen

  • Mindesthaltbarkeitsdaten prüfen

    2 Personen

  • Bierfässer und Kästen kennzeichnen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kühlschränke befüllen

    3 Personen

  • Zapfanlagen anschließen

    3 Personen

  • Zapfanlagen testen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar und Ausgabestellen einrichten

    4 Personen

  • Verkostungsgläser bereitstellen

    2 Personen

  • Bierkarten aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Strom kontrollieren

    2 Personen

  • Zahlungspunkte einrichten

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks ausgeben

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Probiergläser verteilen

    2 Personen

  • Bier ausschenken

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Bierinformationen erläutern

    3 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Bestandsrunde durchführen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen annehmen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Zapfanlagen abschließen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Bier lagern

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    5 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Verbleibende Vorräte verteilen

    2 Personen

  • Pfand und Leergut zurückbringen

    2 Personen

  • Übergabe der Location bestätigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 12
  • TresenAnz. 3
  • KistenbänkeAnz. 6

Geschirr

  • ProbiergläserAnz. 150
  • WassergläserAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • ZangenAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • BierzapfanlagenAnz. 4
  • ZapfkühlerAnz. 2
  • BierfasskupplungenAnz. 6
  • CO2-FlaschenAnz. 3
  • KühlschränkeAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KartenterminalsAnz. 3
  • KassenkistenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HandlampenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • Kühlbox für LebensmittelAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • Bierfestival-BannerAnz. 4
  • GirlandenAnz. 12
  • BierschilderAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 8

Papierwaren

  • BiermarkenAnz. 300
  • BierkartenAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • ArmbänderAnz. 150
  • StiftesetsAnz. 4
  • KassenbonrollenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Ort und Datum zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung, bevor du Brauereien verbindlich reservierst. Für behördliche Rückfragen solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen Puffer einplanen.
  • Bestätige die Bierauswahl nicht erst bei der Lieferung: Lass dir Sorten, Mengen, Fassanschlüsse und Lieferzeiten schriftlich geben. Kennzeichne Fässer und Kästen sofort bei der Annahme und kontrolliere dabei auch die Mindesthaltbarkeitsdaten.
  • Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Probierglas und zusätzlich Wassergläser ein. Wasserstationen werden häufig vergessen, obwohl sie bei mehreren Bieren und warmem Wetter schnell leer sind.
  • Teste Kartenterminals, Kassenkisten und Zapfanlagen spätestens 3 Tage vor dem Festival unter realen Bedingungen. Prüfe dabei auch Zapfkühler, Bierfasskupplungen, CO2-Flaschen und alle Verlängerungskabel.
  • Teile Freiwillige in feste Schichten ein und gib ihnen eine kurze schriftliche Anleitung. Für Ausschank, Einlass, Nachfüllen, Essen und Abbau solltest du jeweils eine verantwortliche Person benennen, statt alle Aufgaben an eine Gruppe zu delegieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Bierfestival organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Ort, Genehmigungen, Versicherung und Brauereien brauchen am meisten Vorlauf; Einladungen und Anmeldungen können danach folgen.
Wie viel Bier braucht man für ein Bierfestival?
Rechne für die erste Planung mit etwa 1 bis 1,5 Litern Bier pro erwachsenem Gast, abhängig von Dauer und Ausschankgröße. Ergänze Wasser und alkoholfreie Getränke und kläre mit den Brauereien, ob ungeöffnete Mengen zurückgegeben werden können.
Wie viele Gläser brauche ich für ein Bierfestival?
Plane mindestens ein Probierglas pro angemeldeter Person plus etwa 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen sind damit 110 bis 115 Probiergläser sinnvoll, damit Bruch und verspätete Rückgabe nicht den Ausschank bremsen.
Wann muss die Bierlieferung angenommen und gekühlt werden?
Vereinbare die Lieferung möglichst am Veranstaltungstag davor oder am selben Tag mit mindestens 4 Stunden Vorlauf. Kontrolliere beim Eingang Menge, Anschlüsse und Mindesthaltbarkeitsdaten und lagere Bier sofort in Kühlschränken oder Kühlboxen.

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