Bierfestival organiseren: checklist en planning
Een bierfestival organiseren vraagt vooral om een strakke planning rond brouwerijen, levering, koeling en service. Leg eerst datum, locatie, vergunning en verzekering vast; daarna kun je bierselectie, reserveringen en uitnodigingen regelen. Plan minstens enkele weken vooraf de levering, het eten, de glazen, tafels en betaalterminals. In de laatste dagen controleer je het weer, test je het betaalsysteem en maak je duidelijke instructies voor vrijwilligers. Gebruik deze checklist als werkvolgorde naast de volledige taken- en spullenlijst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Benodigde vergunning controleren
Verzekering controleren
Brouwerijen benaderen
2 personen
Bierselectie samenstellen
3 personen
Brouwerijen reserveren
2 personen
Locatie definitief reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveringen met brouwerijen plannen
2 personen
Eten en snacks bestellen
2 personen
Glazen en meubilair reserveren
Betaalsysteem testen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Instructies voor vrijwilligers maken
Bierkaart en prijslijst maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Drukwerk laten maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen ophalen
3 personen
Bierlevering ontvangen
3 personen
Bier gekoeld opslaan
3 personen
Houdbaarheidsdata controleren
2 personen
Bierfusten en kratten labelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koelkasten vullen
3 personen
Tapinstallaties aansluiten
3 personen
Tapinstallaties testen
2 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar en uitgiftepunten inrichten
4 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen
Bierkaarten ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Betaalpunten inrichten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Toiletten controleren
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Proefglazen uitdelen
2 personen
Bier serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Bierinformatie toelichten
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Glazen verzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Voorraadronde uitvoeren
2 personen
Laatste bestellingen aannemen
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Tapinstallaties afsluiten
3 personen
Overgebleven bier opslaan
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad verdelen
2 personen
Borg en emballage retourneren
2 personen
Locatie oplevering bevestigen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 12
- Barrenaantal 3
- Krattenbankenaantal 6
Servies
- Proefglazenaantal 150
- Waterglazenaantal 80
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Tangenaantal 10
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Biertapsaantal 4
- Tapkoelersaantal 2
- Bierfustkoppelingenaantal 6
- CO2-flessenaantal 3
- Koelkastenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Betaalterminalsaantal 3
- Kassakistenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Handlampenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koelbox voor voedselaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Serveerpincettenaantal 8
Decoratie
- Bierfestivalbannersaantal 4
- Slingersaantal 12
- Bierkaartbordenaantal 6
- Krijtbordenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-lampenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Antislipmattenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
Papierwaren
- Bierfichesaantal 300
- Bierkaartenaantal 30
- Bewegwijzeringsbordenaantal 12
- Polsbandjesaantal 150
- Pennensetsaantal 4
- Kassabonrollenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de bierselectie niet pas na de uitnodigingen vast. Benader brouwerijen vroeg, reserveer de gewenste bieren en plan per brouwerij een concreet levermoment.
- Plan voor elke bierlevering een ontvangstblok van minimaal 30 minuten. Controleer bij aankomst aantallen en houdbaarheidsdata, label fusten en kratten en zet gekoeld bier direct apart.
- Test het betaalsysteem uiterlijk 2 dagen vooraf met elke betaalterminal en kassakist. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar houd betaalpunten weg van natte tap- en spoelplekken.
- Maak de briefing voor vrijwilligers op één A4: starttijd, tapinstructies, bierkaart, allergenen, schoonmaak en wie storingen oplost. Deel de indeling uiterlijk de avond ervoor.
- Controleer het weer 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Zet partytenten, tafels, stoelen, verlichting en koelmiddelen klaar op basis van de voorspelling, zodat je niet tijdens de opbouw hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bierfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en brouwerijen. Reserveer glazen, meubilair, taps en koeling zodra de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn.
- Hoeveel bier moet ik inkopen voor een bierfestival?
- Reken voor een festival van ongeveer 4 uur op gemiddeld 3 tot 5 proefglazen per bezoeker, afhankelijk van glasgrootte en doelgroep. Voeg per bier een kleine reserve toe en stem de definitieve hoeveelheid af met de brouwerijen.
- Wanneer moet ik brouwerijen benaderen voor een bierfestival?
- Benader brouwerijen minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Geef direct datum, locatie, verwachte bezoekers, gewenste bierstijlen en het moment waarop levering of ophalen geregeld moet zijn.
- Wat moet ik de dag voor een bierfestival controleren?
- Controleer 1 dag vooraf de bierkaart, prijslijst, bewegwijzering, vrijwilligersindeling, betaalterminals, koeling en materialen. Ontvang je het bier al, controleer dan ook aantallen, labels en houdbaarheid voordat je alles gekoeld opslaat.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!