Checklist pour organiser un festival de dîner

Un festival de dîner demande plus qu’un menu et quelques tables. Il faut fixer le lieu, coordonner les fournisseurs, recruter l’équipe et suivre les inscriptions avant de commander les quantités. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer le service sans courir après les produits frais ou la vaisselle manquante. Commencez par le cadre et le budget, puis verrouillez les invités, les achats et le planning de cuisine.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Contacter les fournisseurs
Recruter des cuisiniers et des bénévoles
2 personnes
Développer le concept du festival
2 personnes
Composer le menu
3 personnes
Définir le budget d'achat
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Établir le plan de table
Établir le planning de travail
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Définir le nombre final d’invités
Vérifier les stocks
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les ingrédients
2 personnes
Laver et couper les légumes
4 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
3 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Faire mariner la viande et le poisson
2 personnes
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Aménager les réfrigérateurs
2 personnes
Installer les postes de cuisson
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les buffets
4 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Préparer les couverts
2 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Donner les consignes aux équipes de cuisine
2 personnes
Répartir les stocks par stand
4 personnes
Réaliser des essais
5 personnes
Faire déjeuner le personnel
2 personnes
Aménager l'entrée et la caisse
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accompagner les invités à leurs tables
2 personnes
Préparer les plats
8 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Servir les plats
6 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les buffets
4 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Servir les desserts
3 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 6
Tables de standqté 8
Nappeqté 18
Parasolsqté 4
Tentes de réceptionqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 30
Plateaux de serviceqté 20
Petits bolsqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 10
Brosses de cuisineqté 8
Couteau de chefqté 8
Verres doseursqté 6
Saladiersqté 12
Bacs de stockageqté 30
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Balance de cuisineqté 3
Pinces de cuisineqté 12
Gants de cuisineqté 8

Équipement

Plaques de cuissonqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 12
Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Mixeursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Réfrigérateursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Panneaux de menuqté 10
Numéros de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Cartes des allergènesqté 30

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Supports pour glaçonsqté 6
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Caissesqté 2
Braceletsqté 100
Craie de tableqté 6
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi les prévisions météo assez tôt si une partie du repas se déroule sous des tentes ou des parasols.
Fixez le nombre final d’invités avant la liste de courses. Recueillez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les avec l’équipe de cuisine.
Prévoyez le matériel par personne, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les assiettes, verres et couverts. Les verres à eau, verres à vin et tasses à café sont souvent oubliés lorsqu’ils sont comptés séparément.
Séparez les achats selon leur délai : réservations et fournisseurs d’abord, produits secs ensuite, produits frais en dernier. Récupérez les produits frais le jour même ou au plus tard la veille pour préserver leur qualité.
Préparez le planning de travail avec des horaires précis pour le lavage et la découpe des légumes, les sauces et les vinaigrettes, le refroidissement des boissons et la mise en place. Gardez les bacs de stockage, le film alimentaire et le papier aluminium accessibles dès le début.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de dîner ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et les fournisseurs en premier, puis envoyez les invitations dès que le concept, le menu provisoire et le budget sont définis.
Combien de temps avant faut-il confirmer le nombre d’invités ?: Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant le dîner. Confirmez ensuite le nombre final, les besoins alimentaires et le plan de table avant de finaliser les achats.
Quand acheter les produits frais pour un festival de dîner ?: Achetez ou récupérez les produits frais le jour du dîner, ou au maximum la veille pour les produits qui se conservent bien. Vérifiez les ingrédients dès leur arrivée et placez immédiatement les boissons à refroidir.
Combien de vaisselle prévoir par invité ?: Prévoyez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, un verre à vin et un jeu de couverts par invité. Ajoutez 5 à 10 % de réserve pour les accidents, les changements de table et la casse.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.