LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Dinerfestival organiseren: checklist en planning

Een dinerfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu en een paar tafels. Je regelt tegelijk gasten, koks, vrijwilligers, leveranciers, vergunningen en een werkbare keuken. Begin met datum, locatie en concept en leg daarna het aantal gasten, dieetwensen en tafelschikking vast. In de laatste week draait alles om bevestigingen, voorraad en timing: leveringen controleren, verse producten ophalen en ingrediënten voorbereiden. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat servies, koeling of een duidelijke taakverdeling pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

  • Leveranciers benaderen

  • Koks en vrijwilligers werven

    2 personen

  • Festivalconcept uitwerken

    2 personen

  • Menu samenstellen

    3 personen

  • Inkoopbudget vaststellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Inschrijvingen bevestigen

  • Tafelschikking maken

  • Werkrooster maken

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Vergunningen controleren

  • Weersverwachting controleren

  • Definitief aantal gasten bepalen

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappenlijst afronden

    2 personen

  • Leveringen bevestigen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Verse producten ophalen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Ingrediënten controleren

    2 personen

  • Groenten wassen en snijden

    4 personen

  • Sauzen en dressings maken

    3 personen

  • Desserts voorbereiden

    3 personen

  • Vlees en vis marineren

    2 personen

  • Allergenenlabels maken

    2 personen

  • Apparatuur testen

    2 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Leveringen aannemen

    2 personen

  • Koelkasten inrichten

    2 personen

  • Kookstations opbouwen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Buffetten opbouwen

    4 personen

  • Servies klaarzetten

    3 personen

  • Bestek klaarleggen

    2 personen

  • Drankpunten inrichten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Verlichting plaatsen

    2 personen

  • Menuborden plaatsen

    2 personen

  • Allergeneninformatie plaatsen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Kookteams instrueren

    2 personen

  • Voorraad per kraam verdelen

    4 personen

  • Proefbereidingen uitvoeren

    5 personen

  • Medewerkers laten lunchen

    2 personen

  • Entree en kassa inrichten

    2 personen

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Polsbandjes uitdelen

    2 personen

  • Gasten naar tafels begeleiden

    2 personen

  • Gerechten bereiden

    8 personen

  • Hapjes presenteren

    3 personen

  • Gerechten uitserveren

    6 personen

  • Dranken schenken

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffetten aanvullen

    4 personen

  • Tafels afruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds schoonmaken

  • Desserts serveren

    3 personen

  • Laatste drankronde verzorgen

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Kassa afsluiten

    2 personen

  • Voedsel veilig verpakken

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Meubilair afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Servies sorteren

    3 personen

  • Keuken schoonmaken

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    5 personen

  • Afval afvoeren

    3 personen

  • Voorraad terugbrengen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 90
  • Buffettafelsaantal 6
  • Statafelsaantal 6
  • Kraamtafelsaantal 8
  • Tafelkleedaantal 18
  • Parasolsaantal 4
  • Partytentenaantal 4

Servies

  • Dinerbordenaantal 100
  • Dessertbordenaantal 100
  • Soepkommenaantal 100
  • Waterglazenaantal 120
  • Wijnglazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Koffielepelsaantal 80
  • Vorkenaantal 120
  • Messenaantal 120
  • Lepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 30
  • Serveerplateausaantal 20
  • Schaaltjesaantal 30

Keuken

  • Snijplankenaantal 10
  • Koksborstelsaantal 8
  • Koksmesaantal 8
  • Maatbekersaantal 6
  • Mengkommenaantal 12
  • Voorraadbakkenaantal 30
  • Aluminiumfolieaantal 4
  • Vershoudfolieaantal 4
  • Keukenweegschaalaantal 3
  • Keukentangenaantal 12
  • Ovenwantenaantal 8

Apparatuur

  • Kookplatenaantal 6
  • Warmhoudbakkenaantal 12
  • Koelboxenaantal 8
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Blendersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Koelkastenaantal 2

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • Bouwlampenaantal 4

Decoratie

  • Menubordenaantal 10
  • Tafelnummersaantal 12
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenaantal 100
  • Bloemstukkenaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 100
  • Allergenenkaartjesaantal 30

Catering

  • Drankdispensersaantal 4
  • IJsblokhoudersaantal 6
  • Thermoskannenaantal 8
  • Flessenopenersaantal 6
  • Kurkentrekkersaantal 4
  • Serveertraysaantal 10
  • Kassaboxenaantal 2
  • Polsbandjesaantal 100
  • Tafelkrijtaantal 6
  • Boodschappen

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Dweilsetsaantal 3
  • Emmersaantal 6
  • Schoonmaakdoekenaantal 30
  • Handzeepdispensersaantal 6
  • Handdoekdispensersaantal 6
  • Toiletborstelsaantal 4

Tips

  • Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk één week vooraf. Gebruik dat aantal voor je inkoop, tafelschikking en het klaarzetten van dinerborden, glazen, bestek en stoelen; houd voor breekbaar servies enkele extra exemplaren achter de hand.
  • Plan leveranciers en reserveringen niet pas in de laatste dagen. Bevestig leveringen minimaal 72 uur vooraf en controleer daarna wie de ontvangst doet, waar gekoelde producten komen en welke spullen nog moeten worden opgehaald.
  • Maak het werkrooster met blokken voor voorbereiding, uitgifte en opruimen. Zet groenten wassen en snijden, sauzen en dressings maken en het controleren van ingrediënten vóór de start van het diner in het rooster, met minstens één persoon als aanspreekpunt.
  • Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit die inventaris uiterlijk vijf dagen voor het festival. Noteer per gast wat nodig is en geef koks en vrijwilligers één gedeeld overzicht, zodat een alternatief gerecht niet alleen mondeling wordt doorgegeven.
  • Controleer de buitenopstelling en het weer 24 uur vooraf. Zet bij een buitenlocatie partytenten en parasols klaar en controleer of tafels, buffettafels, statafels, verlichting en voldoende werkruimte logisch staan voordat de verse producten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dinerfestival organiseren?
Leg datum, locatie en concept bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigde inschrijvingen, dieetwensen, leveranciers, werkrooster en vergunningen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten voor een dinerfestival bepalen?
Bepaal het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf. Daarmee kun je hoeveelheden bestellen, de tafelschikking maken en het benodigde servies, bestek en aantal stoelen controleren.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een dinerfestival verzamelen?
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk 5 dagen vooraf in één overzicht. Bevestig daarna met de koks welke gerechten of aanpassingen nodig zijn.
Wat moet ik de dag voor een dinerfestival controleren?
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, leveringen, voorraad, koeling, tafels en keukenbenodigdheden. Haal verse producten op tijd op en bereid waar mogelijk groenten, sauzen en dressings al voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!