Checklist pour organiser un festival de danse

Un festival de danse demande de coordonner les artistes, les enseignants, les DJ, les inscriptions et la technique dans le bon ordre. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, vérifier les autorisations et tester le son, les éclairages et l’alimentation électrique. Le jour même, garde du temps pour l’accueil, les boissons, les en-cas et la piste de danse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Réserver des spectacles de danse et des enseignants
2 personnes
Réserver la musique et les DJ
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations sur les artistes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d'accueil
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Délimiter les espaces d’atelier
2 personnes
Installer la table technique
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Encadrer la danse d’ouverture
2 personnes
Animer l'atelier de danse
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
Traiter les inscriptions au concours
2 personnes
Animer la compétition de danse
4 personnes
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Maintenir la zone du public dégagée
2 personnes
Lancer le programme musical
2 personnes
Gérer le programme lumière
Annoncer les pauses
Animer la remise des prix
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer la soirée dansante libre
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Balayer la piste de danse
2 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Poubellesqté 8
Blocs de podiumqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Platinesqté 2
Contrôleur DJ
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Bâche de fondqté 2
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 150
Coupesqté 3
Tables du juryqté 2

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Rubans de danseqté 30
Cerceauxqté 20
Disques de marquageqté 20

Cuisine

Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le lieu et les horaires avant d’envoyer les invitations : les changements tardifs compliquent les réservations d’artistes, de DJ et de matériel.
Ouvre les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Demande aussi les besoins alimentaires à ce moment-là, puis fixe une date limite de réponse au moins 7 jours avant le festival.
Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt que de demander une présence toute la journée. Prévois notamment une personne à l’accueil, une pour les artistes et une pour la coordination technique.
Teste les haut-parleurs, les caissons de basse, la table de mixage, les microphones, les câbles et les éclairages au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifie aussi les enrouleurs électriques et les multiprises avec l’installation réellement utilisée.
Prépare la table d’accueil, les gobelets réutilisables, les plateaux et les pinces de service la veille. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et dégage la piste avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival de danse ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les artistes, enseignants, DJ, autorisations et réservations de lieu doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de danse ?: Ouvre-les dès que la date, le lieu et le programme principal sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Ferme les inscriptions ou fais un point définitif environ 7 jours avant pour finaliser l’accueil et les besoins alimentaires.
Quand tester la sonorisation et les lumières ?: Effectue un premier test au moins 48 heures avant le festival, puis un contrôle rapide le jour même. Teste chaque microphone, les platines, le contrôleur DJ, les câbles, les projecteurs LED et les prises électriques.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de danse ?: Pour un événement de petite ou moyenne taille, prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les artistes et 1 pour la coordination de salle par créneau de 2 à 3 heures. Ajoute des renforts si plusieurs salles ou ateliers fonctionnent en parallèle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.