Dansfestival organiseren: complete checklist
Een dansfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen acts en muziek boeken. Je legt eerst datum, locatie en programma vast en werkt daarna toe naar aanmeldingen, vergunningen, techniek en ontvangst. Vooral stroom, geluidscontrole, artiesteninformatie en de indeling van vrijwilligers worden vaak te laat geregeld. Met deze checklist houd je de planning bij elkaar, van de eerste reserveringen tot het vrijmaken van de dansvloer en het koelen van de dranken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Dansacts en docenten boeken
2 personen
Muziek en dj's vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Techniek en stroom testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel voorbereiden
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Verlichting installeren
2 personen
Muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Workshopruimtes markeren
2 personen
Techniektafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Toiletten controleren
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten laten soundchecken
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Openingsdans begeleiden
2 personen
Dansworkshop begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Workshopmaterialen uitdelen
2 personen
Wedstrijdinschrijvingen verwerken
2 personen
Danswedstrijd begeleiden
4 personen
Juryformulieren uitdelen
2 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Publieksvloer vrijhouden
2 personen
Muziekprogramma afspelen
2 personen
Lichtprogramma bedienen
Pauzes aankondigen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Vrije dansavond begeleiden
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Dansvloer schoonvegen
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 120
- Afvalbakkenaantal 8
- Podiumblokkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Bordenaantal 120
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Draaitafelsaantal 2
- DJ-controller
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- DI-boxenaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Stroomhaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Sfeerverlichtingaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Achtergronddoekaantal 2
- Podiumdoekenaantal 4
- Pijlenbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Polsbandjesaantal 150
- Prijsbekersaantal 3
- Jurytafelsaantal 2
Sportmateriaal
- Yogamattenaantal 30
- Danslintenaantal 30
- Hoepelsaantal 20
- Markeerschijvenaantal 20
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma met tijden vroeg vast. Plan naast optredens ook ruimte voor wissels, soundchecks, pauzes en het opbouwen van podiumblokken.
- Test geluid, licht en stroom niet pas op de festivaldag. Controleer luidsprekers, subwoofers, microfoons, audiokabels, stroomhaspels en stekkerdozen tijdens een aparte technische test.
- Open online aanmeldingen zodra programma en locatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk en sluit de inschrijving op een vast moment, zodat je aantallen voor hapjes, bekers en zitplaatsen kent.
- Maak de vrijwilligersindeling met duidelijke tijdvakken. Zorg minimaal voor bezetting bij ontvangst, garderobe, artiestenbegeleiding, catering en techniek tijdens opbouw én festival.
- Druk het draaiboek af en stuur artiesteninformatie vooraf. Leg op de dag zelf eerst materialen, ontvangsttafel en garderobe klaar; maak de dansvloer pas vrij nadat stoelen en tafels op hun plek staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en dansacts. Regel vergunningen, promotie en aanmeldingen daarna zo vroeg mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor het festival de aantallen en vrijwilligersindeling hebt.
- Wanneer moet ik dj's en dansdocenten boeken voor een dansfestival?
- Boek dj's, dansacts en docenten zodra datum, locatie en globale tijden vaststaan, idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Stuur hun technische en praktische informatie uiterlijk 2 weken voor het festival.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een dansfestival?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het weer. Tel extra voorraad mee voor vrijwilligers, artiesten en begeleiders en koel de dranken op tijd.
- Wanneer moet ik de techniek van een dansfestival testen?
- Plan de volledige test minimaal 1 dag vooraf als dat op locatie kan, en doe op de festivaldag nog een korte controle vóór de ontvangst. Test daarbij geluid, microfoons, muziekbestanden, licht, stroom en alle aansluitingen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!