Checklist para organizar un festival de baile sin olvidos

Organizar un festival de baile requiere coordinar artistas, profesores, música, inscripciones y técnica en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y después fija el programa antes de contratar actuaciones o abrir las inscripciones. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar permisos, voluntarios, compras y necesidades técnicas. El día del festival, reserva tiempo para probar el sonido, preparar la recepción y dejar la pista despejada antes de que llegue el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Contratar números de baile y profesores
2 personas
Cerrar la música y los DJ
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Abrir inscripciones online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar la información de los artistas
Reunir archivos de música
2 personas
Probar la técnica y la electricidad
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Probar la música
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Señalizar las salas de taller
2 personas
Montar la mesa de técnica
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Comprobar los baños
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido a los artistas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Coordinar el baile de apertura
2 personas
Coordinar el taller de baile
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir materiales del taller
2 personas
Procesar las inscripciones al concurso
2 personas
Coordinar concurso de baile
4 personas
Repartir formularios del jurado
2 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Mantener libre la zona del público
2 personas
Poner en marcha el programa musical
2 personas
Operar el programa de luces
Anunciar pausas
Coordinar la entrega de premios
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar la noche de baile libre
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Barrer la pista de baile
2 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Papeleracant. 8
Bloques de podiocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 80
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Platos giratorioscant. 2
Controlador de DJ
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Lona de fondocant. 2
Telones de escenariocant. 4
Paneles de flechascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 150
Copas premiocant. 3
Mesas del juradocant. 2

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 30
Cintas de bailecant. 30
Aroscant. 20
Discos de marcajecant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los horarios antes de enviar las invitaciones: deja bloques concretos para actuaciones, clases, cambios de artistas y descansos.
Abre las inscripciones con antelación y registra las preferencias dietéticas junto con los datos de contacto; así puedes ajustar los aperitivos y avisar de cambios.
Haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior. Comprueba altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cables, regletas y focos LED, no solo que haya corriente.
Asigna voluntarios por turnos y entrega el plan de trabajo impreso: recepción, artistas, barra o comida, pista y apoyo técnico necesitan responsables distintos durante las horas de más actividad.
Prepara la recepción, enfría las bebidas y despeja la pista antes de abrir. Coloca también percheros, papeleras, mesas y sillas para que el montaje no bloquee la circulación del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de baile?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En ese periodo puedes confirmar fecha y ubicación, contratar números de baile y profesores, cerrar la música, comprobar permisos y abrir las inscripciones sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
¿Cuándo conviene enviar las invitaciones del festival de baile?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando el programa, el lugar y la forma de inscripción estén confirmados. Si también utilizas carteles promocionales, colócalos al menos 3 semanas antes para dar tiempo a las inscripciones.
¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación?: Haz una prueba completa el día anterior y otra comprobación breve entre 2 y 3 horas antes de abrir. Revisa los niveles, los micrófonos, el controlador de DJ, las cajas DI, los cables y la iluminación ambiental antes de que lleguen los artistas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de baile?: Para un festival pequeño, planifica al menos 1 persona en recepción, 1 para artistas y profesores, 1 para comida o bebidas y 1 de apoyo técnico por cada turno. Organiza turnos de 2 a 3 horas para que las mismas personas no cubran toda la jornada.

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